«Speak up»-Kultur: wie die Möglichkeit sich zu äußern positive Veränderungen bewirkt

Wir alle profitieren, wenn Ehrlichkeit und Transparenz gefördert werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine Unternehmenskultur, in der Hinweisgeber*innen geschützt und unterstützt werden, zugleich auch die Beziehungen der Mitarbeiter*innen untereinander stärkt und Vertrauen schafft. Um eine solche Kultur zu etablieren, sind allerdings Maßnahmen nötig, die über die reine Einhaltung von Vorschriften hinausgehen.

Wie wäre es, wenn wir in einer Welt leben würden, in der alle ihre Meinung frei äußern können? Insbesondere dann, wenn sie etwas wahrnehmen, womit sie nicht einverstanden sind, oder dass ihnen unangenehm ist? Dann gäbe es mehr Offenheit, weniger Missverständnisse und weniger Drama.

Klingt gut, oder?

Bei SpeakUp glauben wir an die Macht der Stimmen und ihre transformative Wirkung. Mit unserer Initiative für eine «Speak Up»-Kultur (engl. «to speak up»: «den Mund aufmachen», «sich klar äußern») – also für eine Kultur die Hinweisgeber*innen schützt und unterstützt – helfen wir Unternehmen, einfach und transparent zu kommunizieren. Auf diese Weise wollen wir eine aktive Partizipation fördern und die Grundlage dafür schaffen, dass Ideen frei eingebracht werden können.

Denn aus Erfahrung wissen wir: Ein Umfeld zu etablieren, in dem sich jede und jeder Einzelne sicher und geschätzt fühlt und die Möglichkeit hat, die eigene Meinung zu äußern, ist von entscheidender Bedeutung. Nicht nur für gesunde Verhältnisse am Arbeitsplatz, sondern auch für das persönliche Wachstum der Mitarbeiter*innen und für den Erfolg eines Unternehmens insgesamt. Das ist aber noch nicht alles: Wir haben erlebt, wie sich die Vielfalt der Perspektiven vergrößert, wenn jede einzelne Stimme berücksichtigt wird – und wie dadurch positive Veränderungen vorangetrieben, Innovationen angestoßen und ein inspirierendes Umfeld für alle geschaffen werden.

Nachfolgend bieten wir Ihnen wertvolle Einblicke, Ressourcen und Anleitungen für die Etablierung und die Pflege einer Kultur die Hinweisgeber*innen schützt und unterstützt – kurzum: für eine «Speak up»-Kultur. Außerdem erhalten Sie Einblicke in effektive Kommunikationstechniken, Konfliktlösungsstrategien und erprobte Verfahren, die nötig sind, um ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle gehört, respektiert und wertgeschätzt fühlen.

Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen sind, das Mitarbeiter*innen- Engagement fördern will, eine Führungskraft, die ein integratives Umfeld schaffen will, oder eine Einzelperson, die etwas bewegen möchte: Wir haben eine Fülle von Wissen und praktischen Strategien zusammengetragen, um Sie dabei zu unterstützen.

Sind Sie bereit, Ihrer Stimme Gehör zu verschaffen? Lassen Sie uns dann diese spannende Reise gemeinsam beginnen. Lesen Sie hier weiter oder springen Sie direkt zu einem Abschnitt.

Was ist eine «Speak Up»-Kultur?

Eine «Speak up»-Kultur bietet ein Umfeld, in dem eine offene und transparente Kommunikation nicht nur geschätzt, sondern aktiv gefördert wird. In einer funktionierenden «Speak up»-Kultur fühlen sich Mitarbeiter*innen sicher, wenn sie ihre Bedenken äußern, Ideen vorbringen und Feedback geben, weil sie keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten müssen. Dadurch können Einzelpersonen den Status quo in Frage stellen und abweichende Standpunkte einbringen. Zugleich können Sie aber weiterhin auf das Vertrauen und den Respekt von Kolleg*innen und Vorgesetzten zählen – was für persönliches und organisatorisches Wachstum unerlässlich ist.

Was sind die Vorteile einer «Speak up»-Kultur?

Eine «Speak up»-Kultur hat zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Einzelpersonen. Nachfolgend einige davon:

1. Eine «Speak Up»-Kultur hilft Ihnen, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen: In einem Umfeld, das Mitarbeiter*innen dazu ermutigt, potenzielle Probleme, Risiken oder Verstöße gegen Richtlinien zu melden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie dies auch tatsächlich tun. Dies wiederum hilft Unternehmen, Probleme in einem frühen Stadium zu erkennen und ermöglicht ein rechtzeitiges Eingreifen bzw. eine Lösung.
2. Eine «Speak Up»-Kultur erhöht die Offenheit und die Verantwortlichkeit: Indem Sie in Ihrem Unternehmen eine offene Kommunikation möglich machen – was eine notwendige Grundlage für eine starke «Speak up»-Kultur ist – fördern Sie Verantwortlichkeit und Transparenz auf allen Ebenen. Fühlen sich Ihre Mitarbeiter*innen wohl, wenn sie Bedenken äußern oder ethische Probleme ansprechen, fördert dies die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Dies wiederum erhöht die Verantwortlichkeit und erleichtert ethisches Verhalten. Und das alles, bevor die Probleme außer Kontrolle geraten.
3. Eine «Speak Up»-Kultur fördert Vielfalt, Gleichstellung und Inklusivität: Eine funktionierende «Speak up»-Kultur sorgt dafür, dass sich unterrepräsentierte Stimmen Gehör verschaffen können – und erweitert so das Spektrum der Perspektiven. Dies kann die Gleichstellung verbessern, da Anliegen gehört und gewürdigt und Vorurteile abgebaut werden. Zudem verbessert sich so die Position von Randgruppen in einem Unternehmen.
4. Eine «Speak Up»-Kultur fördert Innovation und Kreativität: Wenn Mitarbeiter*innen sich wohl fühlen und ihre Meinung äußern können, sind sie eher bereit, ihre eigenen Perspektiven, Ideen und Vorschläge einzubringen. Dies stärkt die Stimmen, die für Innovation und Kreativität wesentlich sind. Unterschiedliche Standpunkte führen zu neuen Erkenntnissen und Problemlösungsansätzen, und machen Verbesserungen möglich.
5. Eine «Speak Up»-Kultur wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen und ihr Engagement aus: Wenn Einzelne das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört und geschätzt wird, engagieren sie sich stärker am Arbeitsplatz. Eine ausgeprägte «Speak-up»-Kultur sorgt für ein Gefühl der psychologischen Sicherheit und fördert das Vertrauen und das Zugehörigkeitsgefühl. Mitarbeiter*innen, die sich respektiert und unterstützt fühlen, sind im Allgemeinen zufriedener und motivierter. Dies äußert sich in einer höheren Produktivität und einer höheren Bindung an das Unternehmen.
6. Eine «Speak-Up»-Kultur ist die Grundlage für kontinuierliches Lernen und Wachstum: Wenn Ihre Mitarbeiter*innen ihr Wissen und ihre Erfahrungen offen mit anderen teilen, schafft dies Gelegenheiten für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, für Mentorenschaften und für einen Wissensaustausch. Dies wiederum fördert die Entwicklung hin zu einer lernenden Organisation, in der jede und jeder Einzelne neue Fähigkeiten entwickeln und sich über Branchentrends und bewährte Methoden auf dem Laufenden halten kann.

Die Etablierung einer funktionierenden «Speak up»-Kultur hat zahlreiche weitere Vorteile. So profitiert beispielsweise die Reputation eines Unternehmens, die Bindung der Mitarbeiter*innen wird stärker, zugleich sinkt der Aufwand im Zusammenhang mit Compliance-Problemen und unnötigen Rechtsstreitigkeiten.

Möchten Sie mehr über die Vorteile einer funktionierenden «Speak-up»-Kultur erfahren? In dieser Fallstudie des Personalvermittlers Randstad lesen Sie, wie einige unserer Kunden ganz konkret profitiert haben.

Was hält Menschen davon ab, sich zu äußern?

Für manche Menschen ist nur schon die Vorstellung, sich zu äußern, beängstigend. Was sind die Gründe, die sie davon abhalten? Nachfolgend ein paar mögliche Hindernisse:

1. Loyalität zur Gruppe: Es liegt in der menschlichen Natur, sich der eigenen Gruppe gegenüber loyal zu verhalten. Die Meldung von Fehlverhalten innerhalb einer Gruppe, der der/die Hinweisgeber*in selber angehört, kann sich wie ein Verrat an der Gruppendynamik anfühlen.
2. Angst vor Vergeltungsmaßnahmen: Angst vor Vergeltungsmaßnahmen ist ein weiteres potenzielles Hindernis für die Meldung von Missständen, vor allem in einer kleinen Gruppe.
3. Sprachbarrieren: Wenn eine Person das Gefühl hat, sich nicht klar verständlich ausdrücken zu können, fühlt sie sich möglicherweise nicht wohl dabei, sich zu äußern. Wenn ein Meldesystem ihre Sprache nicht berücksichtigt, wird sie sich vielleicht überhaupt nicht äußern.
4. Mangelndes Training: Damit potenzielle Hinweisgeber*innen wissen, über welche Kanäle sie ihre Bedenken äußern können, braucht es angemessene Schulungen oder klare Richtlinien.
5. Untaugliche Instrumente: Melde-Tools sollten anonym, einfach zu bedienen und für alle zugänglich sein. Andernfalls kann sich die Erstattung einer Meldung als unüberwindbare Hürde anfühlen. 

Es gibt noch sehr viele weitere mögliche Hindernisse, die Einzelne davon abhalten, sich zu äußern. Der beste Weg, um herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter*innen schweigen lässt, ist es, das Gespräch zu beginnen.

Wie schaffe ich eine am Arbeitsplatz eine Kultur die Hinweisgeber*innen unterstützt und schützt?

Am Arbeitsplatz eine «Speak up»-Kultur zu etablieren erfordert ein proaktives und bewusstes Vorgehen. Es gilt, die möglichen Hindernisse im Auge zu behalten, die Einzelnen davon abhalten, sich zu äußern. Die folgenden Schritte sind wesentlich, wenn es darum geht, eine Kultur zu fördern, in der sich die Mitarbeiter*innen wohl fühlen und ermutigt werden, ihre Meinung zu sagen:

• Engagierte Führungskräfte: Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Ton einer «Speak up»-Kultur zu setzen und die Erwartungen an sie zu definieren. Ihre Aufgabe ist es, ihr Engagement für eine offene Kommunikation, für Transparenz und für ethisches Verhalten vorzuleben. Auch müssen sie vermitteln, dass es nicht nur geschätzt, sondern auch belohnt wird, wenn Mitarbeiter*innen sich äußern – und dass Hinweisgeber*innen geschützt werden.
• Klare Richtlinien und Verfahren: Legen Sie klare Richtlinien und Abläufe für die Meldung von Bedenken oder unethischem Verhalten fest. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter*innen die Abläufe verstehen und wissen, wie sie ihre Bedenken vertraulich und sicher melden können. Kommunizieren Sie diese Richtlinien regelmäßig und machen Sie sie für alle Mitarbeiter*innen leicht zugänglich. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Personen, die Meldung erstatten, klar nachvollziehen können, wie ihr Fall behandelt wird. Transparenz vom Anfang bis zum Ende ist von unschätzbarer Bedeutung.
• Schulung und Sensibilisierung: Bieten Sie Schulungsprogramme und Workshops zu den Themen ethisches Verhalten und Whistleblowing an. Und schaffen Sie ein Bewusstsein dafür, wie wichtig es ist, dass Einzelne sich äußern und Meldung erstatten. Erklären Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Vorteile einer «Speak up»-Kultur, die möglichen Konsequenzen von unethischem Verhalten und wie Personen, die Meldung erstatten, geschützt werden.
• Anonyme Meldekanäle: Richten Sie anonyme Kanäle ein, damit Ihre Mitarbeiter*innen Bedenken melden können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Solche Kanäle können beispielsweise Hotlines, Briefkästen für Vorschläge oder Online-Plattformen sein, die die Identität von Hinweisgeber*innen schützen. Das Wichtigste ist, dass diese Meldekanäle einfach zu nutzen sind und die Meldung nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt – denn jede Verzögerung kann bei Hinweisgeber*innen Zweifel schüren.
• Politik der offenen Tür: Sorgen Sie für ein Umfeld, das Ihre Mitarbeiter*innen ermutigt, offen zu kommunizieren. Etablieren Sie eine Politik der offenen Tür, in der Ihre Mitarbeiter*innen sich wohl fühlen, wenn sie sich an ihre Vorgesetzten wenden, um Bedenken zu besprechen, Ideen auszutauschen oder um Rat zu fragen.
• Regelmäßige Kommunikation und Feedback: Fördern Sie den offenen Dialog und die regelmäßige Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen und Management. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, ihre Meinungen, Vorschläge und Bedenken zu äußern – sei es in Umfragen, Town Hall-Meetings oder Teamdiskussionen. Hören Sie sich ihr Feedback aktiv an und gehen Sie umgehend und transparent auf Bedenken ein.
• Anerkennung und Unterstützung: Anerkennen und honorieren Sie Mitarbeiter*innen, die sich äußern und so zur Integrität des Unternehmens und zu ethischen Verhaltensweisen beitragen. Würdigen Sie Fälle, in denen Meldungen positive Veränderungen anstoßen oder unethisches Verhalten verhindern. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter*innen, die Bedenken melden oder Probleme ansprechen, unterstützt und vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden.
• Mit gutem Beispiel vorangehen: Führungskräfte und Manager sollten mit gutem Beispiel vorangehen und konsequent ethisches Verhalten und offene Kommunikation vorleben. Ermutigen Sie Ihr Management, aktiv zuzuhören, Einfühlungsvermögen zu zeigen und Bedenken zeitnah und fair anzusprechen.

Denken Sie immer daran, dass die Etablierung einer «Speak up»-Kultur ein laufender Prozess ist – ein Prozess, der kontinuierliche Bemühungen erfordert und der immer wieder bekräftigt und evaluiert werden muss. Unternehmen haben die Chance, Vertrauen, ethisches Verhalten und eine integrativere und verantwortungsvollere Arbeitskultur zu fördern. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen sie aber ein Umfeld schaffen, worin sich Mitarbeiter*innen sicher und unterstützt fühlen und das ihnen die Möglichkeit gibt, sich zu äußern.