In 1863 werd in Amerika de baanbrekende False Claims Act aangenomen. Dit stelde burgers in staat om bedrijven aan te klagen die de overheid schade berokkenen door te melden als er wangedrag werd geconstateerd. Dit leidde tot een stevig raamwerk dat staats- en federale wetten omvatte en klokkenluiders in het hele land beschermde. Vervolgens werd in 2002 met de Sarbanes-Oxley Act (SOX) de bescherming van de False Claims Act uitgebreid, waardoor verdenkingen anoniem konden worden gemeld en interne meldkanalen werden aanbevolen.
Aan de andere kant van de Atlantische Oceaan volgden Europese bedrijven het voorbeeld van de klokkenluiderstrend. Deze trend, die door alle sectoren heen klinkt, onderstreept nogmaals het belang dat ook Europese bedrijven hechten aan integriteit.
Hoewel wetten en de EU-klokkenluidersrichtlijn het voor klokkenluiders gemakkelijker hebben gemaakt om naar voren te treden door bescherming in de wet op te nemen, aarzelen sommige mensen nog steeds om naar voren te komen als ze getuige zijn van wangedrag. Bij SpeakUp vinden we dit 'klokkenluidersdilemma' erg interessant. Wat maakt het zo moeilijk om zich uit te spreken? Wat zouden werknemers, organisaties en de maatschappij er bij winnen als meer mensen zich vrij zouden voelen om wangedrag aan te kaarten? Wat kunnen we doen om de kloof te overbruggen tussen verborgen informatie en informatie die bekend is bij degenen die verandering teweeg kunnen brengen?
Wat is de definitie van klokkenluiden?
Klokkenluiden verwijst naar de handeling van een individu dat informatie over illegale of onethische activiteiten binnen een organisatie of instelling onthult of meldt. Klokkenluiders zijn meestal werknemers of insiders die getuige zijn van wangedrag zoals fraude, corruptie, veiligheidsovertredingen of ander wangedrag.
In welke situaties moet iemand klokkenluiden?
Klokkenluiders spelen een cruciale rol bij het bevorderen van transparantie, accountability en integriteit. Hoewel de wet- en regelgeving van de ene jurisdictie tot de andere verschilt, zijn de beweegredenen voor klokkenluiden vaak hetzelfde:
- Fraude melden: Elk bewijs van financiële fraude, verduistering of onjuiste voorstelling van financiële verklaringen moet worden gemeld.
- Corruptie melden: Klokkenluiders moeten elke vorm van omkoping, smeergeld of andere corrupte praktijken melden die eerlijke concurrentie ondermijnen, of openbare middelen misbruiken.
- Veiligheidsovertredingen melden: Bezorgdheid over onveilige werkomstandigheden, gevaarlijke producten of praktijken die de openbare gezondheid en veiligheid in gevaar brengen, moeten aan het licht worden gebracht.
- Milieuovertredingen melden: Alle activiteiten die aanzienlijke schade toebrengen aan het milieu, zoals het illegaal dumpen van gevaarlijk afval of vervuiling, moeten worden gemeld.
- Discriminatie en intimidatie melden: Klokkenluiders moeten zich uitspreken tegen elke vorm van discriminatie, intimidatie of vergelding tegen werknemers op basis van ras, geslacht, religie, seksuele geaardheid of andere kenmerken.
- Wangedrag van overheidsfunctionarissen melden: Als overheidsfunctionarissen onethisch of illegaal gedrag vertonen, moet dit worden gemeld om het publieke belang te beschermen.
- Schendingen van wetten en regels melden: Schendingen van wetten, voorschriften of interne beleidsregels die schade kunnen veroorzaken of ethische normen kunnen ondermijnen, moeten onder de aandacht worden gebracht.
- Machtsmisbruik melden: Klokkenluiders moeten melding maken van situaties waar personen met gezag hun macht misbruiken of onethisch gedrag vertonen.
- Zorgen over gezondheid en veiligheid melden: Kwesties met betrekking tot de volksgezondheid, patiëntveiligheid of productveiligheid moeten worden gemeld.
- Doofpotaffaires bij de overheid en bedrijven melden: Als er bewijs is van een poging om informatie over een belangrijke misstand te verbergen of te verzwijgen, moet dit aan het licht worden gebracht.
Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat elke jurisdictie eigen specifieke wetten en bescherming voor klokkenluiders kan bieden. Potentiële klokkenluiders moeten juridisch advies en bescherming inwinnen voordat ze naar buiten treden. Daarnaast hebben veel organisaties interne kanalen voor het melden van zorgen, en hun werknemers worden aangemoedigd om deze kanalen waar mogelijk te gebruiken.
Wat is klokkenluiderssoftware?
Klokkenluiderssoftware, ook bekend als software voor anonieme meldingen of software voor ethische meldingen, is een gespecialiseerd hulpmiddel of platform dat is ontworpen om de melding en het beheer van klokkenluiderszaken binnen organisaties te vergemakkelijken. Dit biedt een veilig en vertrouwelijk kanaal voor mensen om melding te maken van wangedrag, fraude of onethisch gedrag.
Waarom zouden organisaties een klokkenluiderssysteem moeten implementeren?
Het kan lastig zijn om ervoor te zorgen dat je organisatie voldoet aan de bestaande wetgeving. Maar ook om ervoor te zorgen dat je de juiste anonieme meldingsmogelijkheden biedt aan werknemers en insiders om wangedrag te melden. Daarvoor is het van het grootste belang om meldingen op de juiste manier te managen – als je dit niet doet, kan dit leiden tot hoge boetes en schade aan de reputatie van je organisatie. Onze SpeakUp softwareoplossing biedt organisaties de tools die nodig zijn voor een klimaat waar het melden van misstanden wordt aangemoedigd. Én waar anonieme signalen vanuit de organisatie gehoord kunnen worden.
Wat is het risico als er geen klokkenluiderssysteem is?
Het ontbreken van een klokkenluiderssysteem kan verschillende risico's met zich meebrengen voor een organisatie. Klokkenluiderssystemen zijn essentiële voorzieningen die werknemers, klanten of andere belanghebbenden in staat stellen melding te maken van wangedrag, onethisch gedrag of overtredingen binnen de organisatie.
Zonder dit soort tools kunnen zich een aantal serieuze risico's voordoen: onopgemerkt wangedrag, gebrek aan transparantie, een negatieve werkcultuur of (uiteindelijk) zelfs reputatieschade.
Een goed geïmplementeerd klokkenluiderssysteem bevordert een cultuur van ethiek, transparantie en accountability binnen een organisatie. Tegelijkertijd vermindert het systeem het risico op financiële verliezen, juridische gevolgen en reputatieschade. Het moedigt werknemers en belanghebbenden aan om hun zorgen kenbaar te maken, waardoor potentiële problemen vroegtijdig kunnen worden opgespoord en opgelost.
Bovendien denkt niet iedereen die ongewenst gedrag ziet eraan om een melding te doen. Dat komt omdat iemand misschien niet weet wat het juiste protocol is. Maar ook omdat iemand misschien niet zeker weet of dat wat gezien is een schending is van de gedragscode van de organisatie. Maak je medewerkers duidelijk dat ze een communicatietool zoals SpeakUp ook kunnen gebruiken om hun vragen te stellen. We zien dat omvangrijke zaken soms beginnen met een simpele vraag van een medewerker. SpeakUp is er om een (anonieme) dialoog op gang te brengen en te faciliteren.
Waarom kies je voor het SpeakUp klokkenluiderssysteem?
De SpeakUp communicatietool helpt je organisatie om interne misstanden vroegtijdig op te sporen. Zo weet je altijd wat er speelt. Onderneem actie en voorkom dat zaken uit de hand lopen. Mensen zijn bang voor vergelding en ze worden afgeschrikt door complexe procedures en formulieren. Om de drempel te verlagen, hebben we een volledig anonieme en gebruiksvriendelijke manier ontwikkeld om misstanden te melden.
Deze termen gebruiken we om je te helpen bij het definiëren van je klokkenluidersoplossing met SpeakUp?
1. De klokkenluider
We raden af om mensen die een kwestie aan de orde willen stellen klokkenluider te noemen. Klokkenluiden heeft vaak een negatieve lading. Niemand wordt graag een klokkenluider genoemd. Een melder een klokkenluider noemen in je beleid, kan angst voor vergelding opwekken. Mensen zijn bang om voor verklikker te worden uitgemaakt, of denken dat er extreem veel moed voor nodig is om zaken bespreekbaar te maken (speaking up). Dit kan ertoe leiden dat niemand meer een melding wil doen. Gebruik dus andere termen om je werknemers een veilig gevoel te geven.
2. Hotline
We vermijden de term hotline bij SpeakUp. Ons systeem is gebouwd om de barrière tussen zwijgen en melden zo laag mogelijk te houden. Daarom vermijden we telefonische hotlines (callcenters). Melders willen namelijk niet worden geconfronteerd met een persoon die, misschien in een taal die ze niet kennen, ongemakkelijke en mogelijk confronterende vragen stelt. Wanneer mensen bellen via het SpeakUp platform, worden ze doorverwezen naar een geautomatiseerde voicemail waar anoniem en in hun eigen woorden de bezorgdheid kan worden geuit.
3. Meldingstool
Het woord 'meldingstool' weerspiegelt niet wat er werkelijk gebeurt wanneer je een dialoog met iemand aangaat – precies wat SpeakUp beoogt te doen. Je meldingsprotocol simpelweg een tool noemen suggereert dat de melders een boodschap afgeven en dat er vervolgens niemand is om hen de rest van het traject te begeleiden. Daarom noemen we SpeakUp eerder een 'communicatietool' dan een 'meldingstool' zodat medewerkers zich veilig voelen om hun zorgen te uiten en een follow-up kunnen verwachten die de dialoog op gang brengt.
