De uitdaging
Klokkenluiden in de supplychain zal binnenkort een groot aandachtspunt worden in Europa. Tot nu toe was het voor Europese organisaties niet expliciet verplicht om ook voor derden in een klokkenluidersregeling te voorzien. De Corporate Governance Due Diligence-richtlijn staat op het punt om dat te veranderen door meldprocedures voor de hele supplychain verplicht te stellen voor een groot deel van de organisaties in de EU. Dit is natuurlijk een positieve ontwikkeling, maar het brengt ook een aantal uitdaging naar voren:
Hoe kies je een klokkenluiderssysteem dat voor iedereen werkt?
Het selecteren van het juiste klokkenluiderssysteem dat past bij je organisatie is al lastig genoeg. Naast de organisatiecultuur en -capaciteiten moet je ook goed kijken naar (de behoeften van) je medewerkers. Elke tool is zinloos als die niet met succes wordt geadopteerd en openlijk wordt gebruikt. Als je hier nu nog al je supplychain-leveranciers aan toevoegt, krijg je een interessante uitdaging.
Bij je eigen werknemers houd je waarschijnlijk meestal rekening met zaken als bedrijfscultuur, middelen, demografische gegevens, behoeften en voorkeuren. Maar kun je dat eigenlijk ook doen voor derden? Hoe kun je tegemoetkomen aan mensen die soms volslagen vreemden zijn voor jou en je organisatie? De leverancier van de leverancier van je leverancier kan zich zomaar aan de andere kant van de wereld bevinden. De medewerkers spreken hoogstwaarschijnlijk niet dezelfde taal als je compliance team en hebben weinig tot niets gemeen met je eigen werknemers.
Hoe kun je dan de toch weloverwogen kiezen voor een klokkenluiderssysteem dat ervoor zorgt dat echt iedereen die betrokken is bij je activiteiten de kans krijgt om wangedrag of misstanden te melden?
De oplossing
Het is in de praktijk vrijwel onmogelijk om de reikwijdte van je supplychain vast te stellen. In plaats daarvan kun je je richten op het ontwikkelen van beleid en oplossingen die je helpen bij de identificatie van potentiële overtredingen en hoe je deze aanpakt. In welke schakel van je supplychain het wangedrag of misstanden zich ook voordoen. De afstand tussen je organisatie en het incident zelf maakt het soms moeilijk om een probleem aan te pakken. Toch kun je de afstand kleiner maken door je te concentreren op een aantal belangrijke aspecten van klokkenluiden.
Overigens gelden de onderwerpen die we aankaarten in deze blog niet alleen voor klokkenluiden in de supplychain. Integendeel, we zeggen altijd dat deze onderwerpen fundamenteel zijn voor een effectieve melding van misstanden en wangedrag. De EU Supply Chain Act biedt een uitstekende kans om deze zaken opnieuw onder de aandacht te brengen.
De belangrijkste onderdelen
Er zijn, net als overal waar sprake is van klokkenluiden, twee partijen waar je rekening mee moet houden bij klokkenluiden in de supplychain: de melders en de casemanagers. Laten we beginnen met de melders. In de context van de EU Supply Chain Act kan de melder elke stakeholder in je supplychain zijn. Hierdoor heb je te maken met een veel grotere en soms meer diverse groep mensen, dus heb je een tool nodig die hierop aangepast kan worden.
Melden
1. Taalbereik
Het eerste en misschien wel meest voor de hand liggende onderwerp is taal. Aangezien je supplychain tot alle uiteinden van de wereld kan reiken, moet je in staat zijn om meldingen in zoveel mogelijk talen te ontvangen. Een systeem dat alleen beschikbaar is in een beperkt aantal talen zal dus beperkingen opleveren.
2. Bereikbaarheid
Minstens zo belangrijk als talen zijn de verschillende mogelijkheden om een melding te kunnen doen. Realiseer je dat mensen in je supplychain verschillende opleidings- en lees-/schrijfniveaus hebben. De een is waarschijnlijk meer vertrouwd met technologie dan de ander, of op een andere manier dan je gewend bent van je eigen werknemers. Kies daarom voor een meldsysteem dat relatief eenvoudig bereikbaar is, op verschillende manieren.
Een eenvoudig webformulier of een moderne mobiele app kunnen intern goed werken, maar zullen waarschijnlijk geen effectieve oplossing zijn voor de hele supplychain. En hoe zit het met mensen die geen toegang hebben tot een mobiele telefoon, computer of internet? Zorg ervoor dat je tools toegankelijk zijn met én zonder internetverbinding.
Dit is precies waarom ouderwetse telefonische meldingen nog steeds essentieel zijn. Probeer daarbij wel verouderde callcenters met hoge drempels te vermijden. Zo’n hotline zorgt namelijk voor onnodige vertaalproblemen. Nog belangrijker, de drempel kan zo hoog zijn dat mensen helemaal afzien van melden. De interactie met en het vertrouwen in een vreemde taal is vaak een onnodige hindernis.
In plaats van een hotline kun je beter kiezen voor een anoniem, geautomatiseerd telefoonsysteem met spraakopname. Zo kunnen mensen eenvoudig en veilig, in alle rust hun zorgen delen. Zorg ook dat het bereik van de telefoonlijnen van je klokkenluiderssysteem groot genoeg is om zelfs de meest afgelegen delen van je supplychain te bereiken.
3. Flexibiliteit
De flexibiliteit van het meldingstraject is net zo belangrijk bij klokkenluiden in de supplychain, als binnen je eigen organisatie. Het kan zijn dat je meer informatie moet verzamelen voordat je een externe, afgelegen melding kunt behandelen. Daarvoor moet je je systeem kunnen aanpassen. Bestaat je huidige meldingsproces vooral uit een vaststaande en lange vragenlijst? Niet alle vragen zullen voor iedereen relevant zijn. Kies voor een systeem waarmee je de informatie kunt verzamelen die je nodig hebt, zonder mensen af te schrikken. Dit bereik je alleen door altijd prioriteit te geven aan een ononderbroken, continue dialoog.
4. Anonimiteit
Tot slot, maar daarom niet minder belangrijk, moet je niet vergeten hoe cruciaal het is dat de melder anoniem kan blijven. Streef naar een oplossing die anonieme opties biedt en tegelijkertijd rekening houdt met de potentiële risico's die daarmee gepaard kunnen gaan. Lees hier meer over hoe je anonimiteit optimaal kunt toepassen.
Vaak zal de uitbreiding van je klokkenluiderssysteem naar de supplychain ervoor zorgen dat je meer meldingen ontvangt. Om de integriteit van je hele klokkenluidersprogramma te bewaken, moet je ook streven naar verbeterde functies voor het afhandelen van zaken. Terwijl je probeert je supplychain te bereiken, zullen de volgende elementen je helpen om te gaan met wat er verandert.
Casebehandeling
1. Interpretatie van meldingen
Het heeft geen zin om meldingen in meerdere talen te ontvangen als je ze niet kunt begrijpen. Daarom is een hoogwaardige vertaling van meldingen een absolute noodzaak voor je klokkenluiderssysteem. Een anoniem communicatieplatform dat zowel kwalitatieve transcriptie als vertaling van berichten integreert, is de meest doeltreffende oplossing. Want zo kun je een effectieve dialoog tot stand te brengen.
De technologie ontwikkelt zich voortdurend en automatische (machine) transcriptie en vertaling zijn al op een goed niveau. Toch zullen de verschillende achtergronden van mensen weerspiegeld worden in hun communicatievaardigheden. En als het over dit soort gevoelige onderwerpen gaat, is het cruciaal dat de inhoud van berichten volledig intact blijft. Daarom kun je het beste een klokkenluiderssysteem implementeren dat automatische vertaalfuncties versterkt met hoogwaardige, menselijke ondersteuning die kan worden ingezet wanneer dat nodig is.
Je moet er dan wel voor zorgen dat dit verwerken van meldingen de compliance niet in gevaar brengt. Kies voor een systeem dat GDPR-proof transcriptie en vertaling integreert.
2. Casemanagement
Een hogere kwaliteit van de dialoog moet worden aangevuld met een goede afhandeling van cases. Om al je behoeften op het gebied van casemanagement voor te blijven, kun je het beste een klokkenluiderssysteem gebruiken dat alles wat je nodig hebt op één plek verzamelt. Je systeem moet een duidelijk, wereldwijd overzicht bieden van alle communicatiekanalen, zowel intern als extern.
Kies sowieso voor een oplossing waarmee je casemanagementteams kunt samenstellen en managen op basis van praktische behoeften. Je moet bijvoorbeeld geïnformeerd worden of een zaak afkomstig is van iemand in de supplychain, en je moet een case kunnen toewijzen aan degene die de zaak het beste kan afhandelen.
Het klokkenluiderssysteem voor de supplychain moet ook voorzien zijn van eenvoudige toegangscontroles. Het is belangrijk dat je bijhoudt, welk team toegang heeft tot welke gegevens, zo hou je een soepele maar effectieve workflow.
3. Verslaglegging en risk management
Net als andere recente due diligence-initiatieven vereist de EU Supply Chain Act dat je de doeltreffendheid van je due diligence meet en er openbaar verslag van doet. Er is nog weinig bekend over wat de precieze vereisten voor openbare verslaglegging zullen zijn, maar er bestaan al andere EU-wetgevingen die bepaalde aspecten omvatten.
De richtlijn voor niet-financiële verslaglegging (binnenkort vervangen door een richtlijn voor duurzaamheidsverslaglegging) vereist bijvoorbeeld dat grote organisaties informatie publiceren over onder andere milieu- en sociale aangelegenheden, de behandeling van werknemers, respect voor mensenrechten, anticorruptie- en omkoping (ESG-data). Daarom is het verstandig om te kiezen voor een klokkenluiderssysteem dat gegevens kan visualiseren. Zorg ervoor dat je systeemdata kunt filteren en extraheren, mocht dat nodig zijn voor je verslaglegging.
Zoals verwacht vergroot de toevoeging van je supplychain ook de mogelijkheden voor risk management. Zorg naast datavisualisatie ook dat de data van je systeem geschikt zijn voor je risk management tools.
4. Communicatie met derden
Terwijl je je bezighoudt met alle deze onderwerpen, wil je niet de communicatie over het hoofd zien. Je kunt een uitstekend klokkenluiderssysteem hebben, maar als niemand het kent, zal niemand het gebruiken. Denk dus goed na over hoe je mensen over de hele wereld kunt bereiken. Zoek een oplossing die het voor iedereen in je supplychain even simpel maakt om geïnformeerd te worden. Maar ook om het systeem te begrijpen en het meldingsproces af te ronden.
Om dit te bereiken, kun je vertrouwen op aanbieders van klokkenluiderssystemen met ervaring bij grote multinationals. Dit zijn organisaties die de uitdaging van een wereldwijd klokkenluidersprogramma al zijn aangegaan en hebben geïntegreerd. Profiteer van de best practices van andere organisaties. Je kunt zo snel veel waardevolle inzichten opdoen. Uiteindelijk wil je dat het van begin tot eind zo eenvoudig mogelijk wordt om een meldingstraject af te ronden. Gebruik daarom een systeem dat speaking up voor iedereen en overal zo gemakkelijk mogelijk maakt.
