Bij SpeakUp zijn we een groot voorstander van elke wet die de behoefte belicht om zogenaamde klokkenluiders te beschermen, want doordat zij misstanden aan het licht brengen, kunnen we transparantie bevorderen en misstanden bestrijden. We verwelkomen de Europese Wet bescherming klokkenluiders dan ook van harte, evenals alle landelijke afgeleiden ervan.
De roep om ethisch leiderschap
Alle organisaties met meer dan 50 medewerkers zijn verantwoordelijk om de wet inzake klokkenluiden op te volgen. Eén voorwaarde van deze naleving is bevordering van de transparantie. Die bereik je het beste door een speakup cultuur te creëren binnen je organisatie, zodat onethisch gedrag zo vroeg mogelijk aan het licht komt.
Hoewel de naleving van deze wet en de ontwikkeling van een speakup cultuur wellicht hetzelfde doel lijken na te streven, werken ze elkaar soms tegen. Dit gebeurt vooral wanneer organisaties, door strenge naleving van de klokkenluiderswet, de focus leggen op ‘klokkenluiden’.
Zij bestoken hun werknemers en externe dienstverleners op die manier met wettelijke terminologie, gecompliceerde stappen in formele meldprocedures, verwarrende uitzonderingen, ingewikkelde beperkingen over wat wel en niet onder de wet valt, complexe rechten en plichten, en angstaanjagende bestempelingen, zoals de term 'klokkenluider'. Dit alles nodigt potentiële melders nou niet bepaald uit om van zich te laten horen.
Uiteraard is bescherming van de 'klokkenluider', mocht deze betreurenswaardige situatie zich onverhoopt voordoen, iets waar we op alle mogelijke manieren naar moeten streven. Maar we moeten goed onthouden dat niet alle initiatieven waarbij iemand een probleem meldt direct om 'klokkenluiden' gaan. Met andere woorden: 'Klokkenluiden' krijgt wel een plek in het creëren van een speakup cultuur, maar is daarin zeker niet het centrale thema. Gebeurt dat wel, dan heeft dit negatieve gevolgen voor het streven naar vroegtijdige transparantie.
Om een speakup cultuur te creëren is het belangrijk om te weten wat de Europese Wet bescherming klokkenluiders precies inhoudt.
Wat is de Europese Wet bescherming klokkenluiders?
De Europese Wet bescherming klokkenluiders (hierna de Wet genoemd) werd ontwikkeld om veilige en beveiligde manieren te bevorderen voor werknemers en andere individuen om zich uit te spreken over misstanden in hun werkomgeving. De Wet introduceert een meldsysteem dat uit drie niveaus bestaat:
- Interne meldingen binnen organisaties
- Externe meldingen aan autoriteiten
- Openbare bekendmakingen aan de media
De Europese Commissie erkent, door aanname van de Wet, de belangrijke rol die klokkenluiders spelen om overtredingen van de Europese wet op doeltreffende wijze op te sporen, te onderzoeken en te vervolgen. Met deze Wet stelt de Europese Commissie beschermingsnormen voor de hele EU op. Zij moeten een hoge mate van bescherming bieden aan mensen die overtredingen van de Europese wetgeving melden.
Wanneer gaat de Europese Wet bescherming klokkenluiders van kracht?
De EU-lidstaten hadden tot 17 december 2021 de tijd om de bepalingen van de Wet op te nemen in de juridische en institutionele systemen van hun eigen land. Momenteel hebben 25 landen de wet aangenomen, terwijl twee lidstaten, Estland en Polen, nog altijd in beraad zijn over de procedure.
Het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland hoeven de Wet officieel niet om te zetten, maar beide landen doen zaken met – en hebben aaneengesloten maatschappijen - in de lidstaten.
Je kunt de voortgang van de omzetting voor alle 27 lidstaten hier volgen.
Hoeveel werknemers moet een bedrijf hebben om onder de Europese Wet bescherming klokkenluiders te vallen?
- Organisaties met meer dan 250 werknemers moesten vóór 17 december 2021 aan deze Wet voldoen.
- Organisaties die tussen de 50-249 werknemers hebben, moeten hier vóór 17 december 2023 aan voldoen.
Wat is het risico als ik niet voldoe aan de Europese Wet bescherming klokkenluiders?
Elk lidstaat beslist zelf welke straffen ze opleggen voor niet-naleving. Daarom is het belangrijk om in de gaten te houden hoe de EU-lidstaten deze Wet omzetten in hun lokale wetten.
Het is naast deze juridische gevolgen natuurlijk belangrijk om misstanden in je organisatie aan banden te leggen. Als je werknemers zich met een gerust hart kunnen uitspreken en hun problemen aankaarten, dan kan je organisatie haar verantwoordelijkheid nemen en adequaat optreden. Door je hierin proactief op te stellen en niet te wachten totdat je een sanctie krijgt, kun je eventuele schandalen in de media een stapje voor blijven én, nog belangrijker, een veilige werkomgeving voor je werknemers creëren.
Zijn de regels hetzelfde in elke Europese lidstaat?
De Europese Wet bescherming klokkenluiders legt de minimale beschermingsnormen vast die voor de hele EU gelden. Lidstaten mogen strengere maatregelen treffen dan deze minimale vereisten. Daarnaast kunnen lidstaten gemeenten met minder dan 10.000 inwoners of 50 werknemers uitzonderen, evenals andere openbare wettelijke instanties met minder dan 50 werknemers. Ook bepalen de lidstaten zelf welke sancties ze opleggen voor gemelde vergeldingsacties of wanneer organisaties de identiteit van de reporter proberen te achterhalen.
Vergeleken met de AVG, die universeel wordt toegepast in de hele EU, biedt deze Wet een uniform kader om mee te werken. Landen mogen niettemin enigszins afwijken van deze minimale vereisten. Dit kan natuurlijk problemen opleveren wanneer een multinational een uniform meldsysteem wil invoeren. We zullen nog even moeten afwachten, totdat alle lidstaten hun individuele maatregelen hebben vastgesteld en dan kijken hoe dit gaat uitpakken. Het is daarom belangrijk om in de gaten te houden hoe de EU-lidstaten deze Wet omzetten in hun lokale wetten. Je kunt de voortgang van de omzetting voor alle 27 lidstaten hier volgen.
Waar kunnen werknemers een melding indienen?
Werknemers zouden de mogelijkheid moeten hebben om misstanden ofwel intern ofwel extern te melden. De Europese Wet bescherming klokkenluiders introduceert een verplicht meldsysteem dat uit drie niveaus bestaat:
- Interne meldkanalen: Wettelijke instanties in de openbare en particuliere sector moeten interne kanalen opzetten voor meldingen. Werknemers (en anderen) zouden aangespoord moeten worden om een kwestie eerst via deze interne kanalen te melden, maar ze zijn daartoe niet verplicht.
- Externe meldkanalen: Lidstaten moeten onafhankelijke en autonome, externe kanalen opzetten waar werknemers iets kunnen melden als ze geen vertrouwen hebben in hun interne kanaal of wanneer dat niet voorhanden is.
- Openbare bekendmakingen: In bepaalde omstandigheden wordt een reporter die een kwestie openbaar maakt (zoals in de media) ook beschermd door de Wet.
SpeakUp biedt een ingebouwd intern meldkanaal dat voldoet aan de vereisten van de Wet.
Wie wordt beschermd door de Europese Wet bescherming klokkenluiders?
De Wet beschermt verschillende, potentiële (anonieme) reporters tegen vergelding. Reporters zijn onder andere werknemers, stagiaires, zelfstandig ondernemers, werknemers van een leverancier, voormalige werknemers, zakenpartners en zelfs derden die nauw verbonden zijn met een reporter, zoals een collega of familielid.
Hoe wordt er tegen klokkenluiden aangekeken in Europa?
Als een van de eerste Europese providers begrijpen we de Europese cultuur rondom klokkenluiders als geen ander. Daarom zijn we de aangewezen partner van ruim 2000 Europese organisaties. Naast de Europese Wet bescherming klokkenluiders hebben we onze klanten geholpen bij veranderingen in wetten als de:
- AVG (EU)
- Schrems II (EU)
- Sapin II (FR)
- Lieferkettengesetz (DE)
- Public Interest Disclosure Act (VK)
Bovendien waarborgen we dat alle SpeakUp-data binnen de EER+ opgeslagen en verwerkt wordt.
Hoe kun je de veiligheid van jouw software voor meldingen garanderen?
Bij SpeakUp accepteren we alleen het beste voor onze klanten en, vooral, voor de reporters. Daarom hebben we het meest uitgebreide controlekader geïmplementeerd in onze SpeakUp®-software voor organisaties.
We zijn de enige provider die elk kwartaal volgens de ISAE3000 Type II-normen (eq. SOC2) gecontroleerd wordt op alle aspecten van onze werkzaamheden (met inbegrip van handmatige vertalingen!). De volgende normen komen volledig aan bod en worden voortdurend nageleefd in ons ISAE3000 Type II-garantieprogramma:
- ISO27001
- ISO27002
- ISO27701
- AVG
