Zo moedig je werknemers aan om zich uit te spreken als ze wangedrag zien

Het maatschappelijk bewustzijn rond klokkenluiden groeit, maar de meldingen van werknemers niet. We weten dat er maar weinig mogelijkheden zijn om je uit te spreken, en dat slechts ongeveer 30% van de werknemers hun bezorgdheid meer dan eens uit. Dus, wat is hier aan de hand?

We werken al meer dan twintig jaar in de sector, dus het is geen nieuws voor ons dat het moeilijk kan zijn om zorgen over wangedrag naar voren te brengen. Mensen zijn om verschillende redenen bang om naar voren te komen, maar bovenal zijn ze bang voor de gevolgen.

Zoals u ongetwijfeld weet, betekent de invoering van de EU-klokkenluidersrichtlijn dat klokkenluiders beter beschermd zijn dan ooit. Een minder bekend maar essentieel stukje van de puzzel is de organisatiecultuur; werknemers moeten zich bewust zijn van de meldingskanalenen zich veilig voelen bij het gebruik ervan.

Lees verder om te leren hoe hetcreëren van een veilige werkcultuur werknemers kan aanmoedigen om zichuit te spreken als ze misstanden zien. Ontdek hoe meldsystemen de melder kunnenondersteunen en kunnen voorkomen dat problemen escaleren.  

De voordelen van het opbouwen van een 'speak up'-cultuur

Uuitspreken gaat verder dan het naleven van compliance;leidinggevenden moeten weten wat er speelt binnen hun organisatie zodat zevoorbereid zijn als er problemen ontstaan. De voordelen van een cultuur waarinmen zich uitspreekt, zijn onder andere tijdige opsporing van wangedrag, beter behoud van toptalent, grotere betrokkenheid van werknemers en meertransparantie en verantwoordelijkheid.

Helaasis de realiteit van vergelding voor klokkenluiders reëel. Eén onderzoektoonde aan dat 82% van de klokkenluiders last heeft van pesterijen nadat ze hunverhaal hebben verteld. Tragisch genoeg worden mensen soms geconfronteerd metvervelende gevolgen als ze zich uitspreken, zoals veroordeling door en zelfsuitsluiting van collega's.

Genderstereotypen beïnvloeden wie zich uitspreekt

Ondankshet belang van je uitspreken, tonen onderzoekenaan dat vrouwelijke melders over het algemeen meer te maken krijgen metrepresailles dan mannelijke melders. Dit kan te wijten zijn aan verouderdestereotypen.

Het verbeteren van de werkcultuurhelpt om een gelijkwaardiger omgeving te creëren waarin de verschillen tussenmensen worden gewaardeerd. Het zou niet de verantwoordelijkheid van debetrokken personen moeten zijn om deze systemen te creëren, maar eerder een focus van leidinggevende teams.

Dus wat kunnen leidinggevenden doen omwerknemers aan te moedigen om misstanden te melden als ze die tegenkomen?

Zo kunnen leidinggevenden medewerkers aanmoedigen zich uit te spreken

Sommige leidinggevenden ondersteunen hun werknemers nietvoldoende om zich te melden. Hoewel leidinggevenden ernaar kunnen streven omeen cultuur van integriteit te handhaven, zijn er factoren die dit proceskunnen belemmeren. Deze kunnen zijn:

• Het onderschatten van de rol van emoties bij het doen van een melding:  regels en beleid moedigen mensen meestal niet aan om wangedrag te melden. Melders bevinden zich in een kwetsbare positie en hebben een luisterend oor nodig. Toegang tot gebruiksvriendelijke     systemen die hen niet verder overweldigen kan hen helpen om zich uit te spreken.
• Het tegenspreken van hun woorden door hun daden: uitspreken begint met leiderschap. Zodra er een gebrek aan transparantie is bij degenen die aan het roer staan, erodeert het vertrouwen. Werknemers kunnen gedesillusioneerd en gedemotiveerd raken,     wat leidt tot productiviteitsverlies. Het belangrijkste is dat mensen hun zorgen niet zullen uiten als ze het gevoel hebben dat het zinloos is.

Hoe u werknemers kunt aanmoedigen om zich uit te spreken via de werkcultuur

Naleving gaat verder dan alleen 'het vakje aanvinken'. Uit onderzoek blijkt dat minder dan dehelft van de werknemersop de hoogte is van de meldsystemen in hun organisatie. Alle meldsystemen zijn niet hetzelfde en het heeft weinig zin om ze te hebbenals ze ongebruikt blijven. Als u klokkenluidersoftware gebruikt, zorg er dan voor dat deze inmeerdere talen beschikbaar is, kan worden aangepast en op meerdere apparatenkan worden gebruikt, zoals webpagina, app en telefoon.

Eencultuur waarin mensen zich uitspreken, ontstaat door kritisch te kijken of uworganisatie een veilige omgeving biedt. Gelukkig zijn er initiatieven die elkeorganisatie kan nemen om een betere werkomgeving te creëren. Enkeleinitiatieven om op te zetten zijn:

• Werken aan vertrouwen opbouwen: moedig  mensen aan om zich uit te spreken als ze wangedrag zien door ze een psychologisch veilig gevoel te geven. Dit kan beginnen met iets eenvoudigs als hoe u omgaat met werknemers die fouten maken. Gebruik deze momenten om van te     leren. Herformuleer een potentieel negatieve situatie en vraag in plaats daarvan "Wat hebt u geleerd?" Dit zal helpen om een vertrouwensband te creëren en misschien zullen ze zich dan veiliger voelen     om wangedrag te melden.
• Training en opleiding: e-learning trainingen kunnen leidinggevenden helpen om te leren luisteren. Opleiding kan werknemers ook helpen om te weten waar ze terecht kunnen als ze te maken krijgen met wangedrag. Zorg ervoor dat uw werknemers de kennis hebben die ze nodig hebben door ze te informeren over de meldsystemen via posters, interne  communicatiekanalen en bijgewerkt bedrijfsbeleid. U kunt er ook voor  kiezen om video's te delen over hoe iemand een melding kan doen.
• De juiste middelen kiezen: angst voor vergelding is een grote factor waarom melders niet naar voren komen. Onderdeel van een veilige werkcultuur is het bieden van toegang tot adequate klokkenluidersregelingen. Werknemers voelen zich misschien beter in staat om hun verhalen te delen als ze probleemloos anonieme meldingssoftware kunnen gebruiken.

Het Opbouwen van een cultuur waarin werknemers zich op hun gemak voelen om zich uit te spreken, is geen snelle oplossing. Actief ernaar toe werken moedigt mensen aan om op de hoogte te zijn en tijdig actie te ondernemen als ze wangedrag vermoeden. Als u luistert naar de stemmen van binnen, kunt u voorkomen dat problemen escaleren.