So gehen Sie mit globalem Fehlverhalten und der Meldung von Whistleblowern um

Sind die heutige Whistleblower-Richtlinien Ihres Unternehmens eher ein Sicherheitsnetz oder eher ein Drahtseilakt? In diesem Beitrag behandeln wir die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Ausarbeitung soliderRichtlinien berücksichtigen sollten.

Damit gewährleistet ist, dass Ihr Umgang mit globalem Fehlverhalten und entsprechenden Meldungen nicht nur vorschriftsgemäßist, sondern beispielhaft.

Was ist ein Whistleblower?

Ein Whistleblower ist einePerson, die in einem Unternehmen tätig ist oder auf eine andere Weise mit ihm in Verbindung steht. Diese Person äußert Bedenken in Bezug auf ein mögliches Fehlverhalten im Unternehmen.

Häufig handelt es sich um Mitarbeitende oder Insider, die Zeugen von Betrug, Korruption, Sicherheitsverstößen oder anderen Vorfällen werden.

Whistleblower-Richtlinien festlegen:die Grundsätze

Whistleblower-Richtlinien haben dieFunktion von Leitprinzipien. Sie umreißen Definitionen, Schutzmaßnahmen und Erwartungen in Bezug auf die Meldung von Fehlverhalten.

Ihr Hauptziel ist es, einen Rahmen zu schaffen, der es Mitarbeitenden und Stakeholder*innenermöglicht, ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zu äußern.

Die Einhaltung der geltenden Whistleblower-Gesetzgebung ist zwar wichtig – ebenso wichtig ist jedoch die Förderung von Transparenz durch einen offenen Dialog.

Die rechtliche Notwendigkeit von Whistleblowing-Richtlinien

Viele Unternehmen und Organisationen unterliegen Vorschriften für denUmgang mit Whistleblower-Meldungen. Eine davon ist die Hinweisgeber-Richtlinie der EU (Whistleblower-Richtlinie) die seit 2019 in Kraft ist.

Ihr Ziel ist es, einhohes Schutzniveau für Bürger*innen, die Verstöße gegen EU-Recht melden, zu schaffen. Die EU-Mitgliedstaaten sind zur Umsetzung der Richtlinie verpflichtet. Der erste Termin für die Umsetzung war der 17. Dezember 2021, der zweite der 23. Dezember 2023.

Darüber hinaus haben auch andere Länder strengere Vorschriften erlassen: So hat die SEC in den USA die Regeln für die Vergabe von Whistleblower-Awards geändert, und Länder wie Indien und Japan haben ihren Whistleblower-Schutz verstärkt.

Wichtige Tipps für die Ausarbeitung effektiver Whistleblowing-Richtlinien

Whistleblowing-Richtlinien zu erarbeiten oder weiterzuentwickeln kann eine Herausforderung sein. Notwendig ist vor allem ein solider Plan. Nachfolgend einige wertvolle Tipps:

Fördern Sie einen Kulturwandel

Fördern Sie in Ihrem Betrieb eine Kultur, in der es geschätzt wird, wenn Mitarbeitende Probleme ansprechen. Schulen Sie Ihre Führungskräfte darin zuzuhören, damit sie in der Lage sind, positiv auf geäußerte Bedenken zu reagieren.

Auf diese Weise schaffen Sie die Basis, auf der Vertrauen und Offenheit gedeihen.

Informieren Sie über Sinn und Zweck der Richtlinien

Erklären Sie Ihrer Belegschaft, worum es bei Ihrem Whistleblowing-Programm geht. Legen Sie den Fokus auf die Verpflichtung zu ethischem Verhalten. Für potentielle Hinweisgeber*innen muss zudem klarsein, dass ihre Anonymität gewahrt bleibt – und dass jede Meldung gründlich geprüft wird.

Vereinfachen Sie den Meldevorgang

Richten Sie einzuverlässiges und effizientes Meldesystem ein. Wichtig ist ein Kanal, der sich einfach nutzen lässt und zugleich die Identität der Meldenden schützt. Wer Meldung erstattet, soll sich in sicheren Händen wissen.

Schulen Sie Ihre Belegschaft

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden wissen, wie man Probleme meldet. Und vor allem: weshalb das wichtig ist. Mitarbeitende, die wissen, was sie tun müssen, und den Sinn der Richtlinien verstehen, sind eher bereit, mitzumachen.

Legen Sie klare Regeln und Rollen fest

Sprechen Sie ab, wer aktiv wird, wenn eine Meldung eingeht. Klare Abläufe gewährleisten, dass jede Meldung ernstgenommen und ordnungsgemäß bearbeitet wird.

Kommunizieren Sie klar und offen

Legen Sie eindeutig fest, an wen sich die Richtlinien richten und welche Probleme gemeldet werden sollten. Transparenz schafft Vertrauen und ermutigt die Menschen, sich zu äußern.

Machen Sie es einfach

Verfassen Sie die Richtlinien in einfacher Sprache. Vermeiden Sie komplizierte juristische Ausdrücke, damit ihrInhalt für alle leichter zu verstehen – und zu befolgen – ist.

Bitten Sie um Feedback

Hören Sie sich an, was Ihre Mitarbeiter über die Richtlinien zu sagen haben. Änderungen, die Sie auf Basis dieses Feedbacks vornehmen, verbessern die Richtlinien und verstärken ihre Wirkung.

Die Umsetzung dieser Tipps kann Ihnen bei der Erarbeitung klarer, vertrauenswürdiger und wirksamer Whistleblower-Richtlinien helfen. Dadurch ist gewährleistet, dass sich alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen sicher und unterstützt fühlen, wenn sie Bedenken äußern.

Ein besserer Umgang mit globalem Fehlverhalten und Whistleblower-Meldungen

Wirksame Whistleblower-Richtlinien sind für Unternehmen, die Fehlverhalten rechtzeitig bekämpfen wollen, unverzichtbar.

Die Grundlage dafür ist eine «Speak up»-Kultur: Eine Unternehmenskultur, die dem Schutz von Hinweisgeberinnen Priorität einräumt – und im Gegenzug Vertrauen, Transparenz und einen starken ethischen Rahmen schafft.

Wichtig ist es zudem, dass Sie für potentielle Hinweisgeber die Hemmschwelle senken, um Meldung zu erstatten.

Genau dies will die branchenführende Whistleblowing-Plattform von SpeakUp erreichen. Unsere Plattform stellt sowohl die Interessen der betroffenen Unternehmen als auch diejenigen der Hinweisgeber*innen ins Zentrum.

Basis dafür sind unsere über 20 Jahre Erfahrung, in denen wir mehr als 2000 Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt haben, internes Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen.

Der vollständig anonyme und benutzerfreundliche Meldekanal von SpeakUp macht es Mitarbeitenden leichter, ihre Bedenken zu äußern. Und als Unternehmen können Sie mit unserer Unterstützung einfacher positive Veränderungen anstoßen.