Das gesellschaftliche Bewusstsein für Whistleblowing nimmt zu, nicht aber die Meldungen von Mitarbeitern. Wir wissen, dass das Zeitfenster, in dem man sich zu Wort meldet, sehr kurz ist, denn nur etwa 30 % der Mitarbeiter äußern ihre Bedenken mehr als einmal. Was passiert hier also?

Wir sind seit mehr als zwei Jahrzehnten in der Branche tätig, daher ist es für uns nichts Neues, dass es schwierig sein kann, Bedenken über Fehlverhalten zu äußern. Menschen scheuen sich aus einer Vielzahl von Gründen, sich zu melden, aber in erster Linie fürchten sie die Konsequenzen.

Wie Ihnen sicher bewusst ist, bedeutet die Einführung der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern, dass diese mehr denn je geschützt sind. Ein weniger bekanntes, aber entscheidendes Puzzleteil ist die Organisationskultur. Mitarbeiter müssen sich der Meldewege bewusst sein und sich sicher fühlen, diese zu nutzen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die Schaffung einer sicheren Arbeitskultur Mitarbeiter dazu ermutigen kann, Fehlverhalten anzusprechen. Erfahren Sie, wie Meldesysteme den Hinweisgeber unterstützen und verhindern können, dass Sachverhalte eskalieren.  

Die Vorteile des Aufbaus einer offenen Kommunikationskultur

Sich zu äußern geht über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus. Führungskräfte müssen wissen, was in ihrer Organisation vor sich geht, damit sie auf auftretende Probleme vorbereitet sind. Zu den Vorteilen des Aufbaus einer offenen Kommunikationskultur gehören die frühzeitige Aufdeckung von Fehlverhalten, eine bessere Bindung von Spitzenkräften, ein höheres Engagement der Mitarbeiter sowie mehr Transparenz und Verantwortungsbewusstsein.

Leider ist die Gefahr von Konsequenzen für Hinweisgeber sehr real. Eine Studie hat gezeigt, dass 82 % der Hinweisgeber nach der Veröffentlichung ihrer Mitteilung schikaniert wurden. Tragischerweise sehen sich die Betroffenen manchmal mit weiteren Konsequenzen konfrontiert, wenn sie ihre Meinung sagen, wie beispielsweise der Verurteilung oder sogar der Ausgrenzung durch Kollegen.

Geschlechterklischees beeinflussen, wer sich zu Wort meldet

Trotz der Wichtigkeit, seine Meinung zu äußern, zeigen Studien, dass weibliche Hinweisgeber im Allgemeinen mehr Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind als männliche Hinweisgeber. Dies könnte auf längst überholte Klischees zurückzuführen sein.  

Eine Verbesserung der Arbeitsplatzkultur trägt dazu bei, ein gleichberechtigtes Umfeld zu schaffen, in dem die Vielfalt der Menschen gewürdigt wird. Es sollte nicht die Aufgabe der betroffenen Personen sein, diese Systeme zu schaffen, sondern vielmehr ein Schwerpunkt der Führungsteams.

Was können Führungskräfte also tun, um Mitarbeiter zu ermutigen, Fehlverhalten zu melden, wenn sie damit konfrontiert werden?

Wie Führungskräfte ihre Mitarbeiter ermutigen können, ihre Meinung zu äußern

Einige Führungskräfte unterstützen ihre Mitarbeiter nicht ausreichend dabei, sich zu äußern. Auch wenn Führungskräfte sich um eine Kultur der Integrität bemühen, gibt es Faktoren, die diesen Prozess behindern können. Dazu kann Folgendes zählen:

• Die Bedeutung von Emotionen beim Äußern der Meinung wird unterschätzt: Regeln und Richtlinien ermutigen normalerweise nicht dazu, Fehlverhalten zu melden. Hinweisgeber sind in einer verwundbaren Position und benötigen ein offenes Ohr. Der Zugang zu benutzerfreundlichen Systemen, die sie nicht weiter überfordern, kann ihnen die Meinungsäußerung erleichtern.
• Handlungen stehen im Widerspruch zu Worten: Meinungsäußerung beginnt mit Führung. Sobald es an der Transparenz der Führungskräfte mangelt, schwinden Vertrauen und Zuversicht von innen heraus. Die Mitarbeiter werden möglicherweise desillusioniert und demotiviert, was zu Produktivitätseinbußen führt. Vor allem aber werden Menschen keine Bedenken äußern, wenn sie das Gefühl haben, dass dies sinnlos ist.

Wie man Mitarbeiter durch Arbeitsplatzkultur ermutigt, ihre Meinung zu äußern

Die Einhaltung der Vorschriften geht über ein einfaches „Abhaken des Kästchens“ hinaus. Forschungen zeigen, dass nicht einmal die Hälfte der Mitarbeiter über die Meldesysteme in ihrer Organisation informiert ist. Nicht alle Meldesysteme sind gleich, und es macht wenig Sinn, sie zu haben, wenn sie ungenutzt bleiben. Wenn Sie eine Whistleblowing-Software nutzen, stellen Sie sicher, dass sie in verschiedenen Sprachen verfügbar ist, individuell angepasst werden kann und für verschiedene Medien wie Web, App und Telefon geeignet ist.

Eine Kultur der offenen Kommunikation entsteht, wenn man kritisch prüft, ob die eigene Organisation ein sicheres Umfeld bietet. Zum Glück gibt es Initiativen, die jede Organisation ergreifen kann, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen. Zu den umzusetzenden Initiativen zählen:

• An der Vertrauensbildung arbeiten: Ermutigen Sie Menschen, sich zu äußern, wenn sie ein Fehlverhalten feststellen, indem Sie ihnen das Gefühl psychologischer Sicherheit bieten. Das kann mit etwas so Einfachem wie dem Umgang mit Fehlern von Mitarbeitern beginnen. Nutzen Sie diese Situationen als Gelegenheit zum Lernen. Gestalten Sie eine potenziell unangenehme Situation um und fragen Sie stattdessen „Was haben Sie gelernt?“. Dadurch wird ein Vertrauensverhältnis geschaffen und im Gegenzug fühlen sie sich möglicherweise bei der Meldung von Fehlverhalten sicherer.
• Schulung und Aufklärung: E-Learning-Schulungen können Führungskräften helfen, Zuhören zu lernen. Aufklärung kann auch dazu beitragen, dass die Mitarbeiter wissen, wohin sie sich wenden können, wenn sie auf Fehlverhalten stoßen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über das nötige Wissen verfügen, indem Sie sie durch Poster, interne Kommunikationskanäle und aktualisierte Unternehmensrichtlinien über die Meldesysteme informieren. Sie können auch Videos zur Verfügung stellen, die zeigen, wie eine Person eine Meldung abgeben kann.
• Die Auswahl der richtigen Mittel: Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen ist ein wesentlicher Grund, warum sich Hinweisgeber nicht äußern. Zu einer sicheren Arbeitskultur gehört auch der Zugang zu angemessenen Systemen zur Meldung von Fehlverhalten. Mitarbeiter fühlen sich vielleicht eher imstande, ihre Erlebnisse mitzuteilen, wenn sie eine unkomplizierte anonyme Meldesoftware verwenden können.

Der Aufbau einer Kultur, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie ihre Meinung äußern, ist keine schnelle Lösung. Wer aktiv daran arbeitet, wird Mitarbeiter ermutigen, sich zu informieren und bei einem Verdacht auf Fehlverhalten frühzeitig einzuschreiten. Wenn Sie auf die inneren Stimmen hören, können Sie verhindern, dass Probleme eskalieren.