8 essentiële kenmerken van een veilige en anonieme tool voor het melden van misstanden op het werk

Meldkanalen voor ongewenst gedrag zijn essentieel voor het melden van grensoverschrijdend gedrag op het werk. Zo creëer je een veilige werkplek die aan alle regels voldoet. Maar waar moet je op letten bij een veilig en anoniem kanaal? In de praktijk moet zo'n kanaal niet alleen voldoen aan de compliancevereisten, maar ook echte betrokkenheid tonen bij het welzijn van werknemers. In dit artikel worden de acht cruciale factoren uitgelegd waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van deze kanalen.

Redenen om te investeren in een systeem voor anonieme meldingen bij grensoverschrijdend gedrag op het werk

In Verenigd Koninkrijk meldde de Financial Conduct Authority (FCA) een stijging van 14% in meldingen van misstanden begin 2023, waarbij ongeveer 37% van de meldingen anoniem werd gedaan. Dit laat zien dat er wereldwijd een trend is waarbij anonimiteit een belangrijke rol speelt in het aanmoedigen van werknemers om misstanden op het werk te melden. Een anoniem meldsysteem stelt werknemers in staat om hun mond open te doen zonder bang te hoeven zijn voor vergelding. Het moedigt het melden van misstanden aan, wat leidt tot een gezondere werkcultuur en vroegtijdige opsporing van problemen. Investeren in zo’n systeem laat werknemers zien dat hun stem ertoe doet en bevordert het vertrouwen en de transparantie binnen de organisatie. Ja, kanalen voor het melden van ongewenst gedrag op de werkvloer moeten veilig en anoniem zijn.  

Maar bij het kiezen van de juiste kanalen gaat het om meer dan het afvinken van alle vakjes op het gebied van naleving. Door de juiste meld kanalen aan te bieden, laat je zien dat je oprecht geeft om je werknemers, hun specifieke behoeften en een veilige werkplek. Dit zal leiden tot een sterke ‘speak up’-cultuur, betere prestaties in het algemeen en een groter gevoel van veiligheid voor werknemers.  

Organisaties winnen het vertrouwen van werknemers

Vertrouwen vormt de hoeksteen van elke succesvolle organisatie. Het bieden van een veilig en anoniem kanaal voor het melden van ongewenst gedrag bouwt dit vertrouwen op door ervoor te zorgen dat werknemers zich veilig genoeg voelen om misstanden te melden zonder het risico te lopen op repercussies. Dit vertrouwen vertaalt zich in een sterker, meer samenhangend team en een positievere werkcultuur.

Organisaties kunnen veiliger omgaan met gevoelige data

Voor het verwerken van gevoelige data zijn robuuste beveiligingsmaatregelen nodig om de identiteit van de melder en de integriteit van de informatie te beschermen. Door te zorgen voor de hoogste niveaus van databeveiliging voorkom je inbreuken en behoud je de vertrouwelijkheid die essentieel is voor een effectief meldsysteem.

Organisaties kunnen hun 'speak up'-cultuur versterken

Bij een open meldcultuur gaat het er niet alleen om dat je beschikt over de middelen; het gaat er ook om dat je werknemers leert hoe ze deze middelen effectief kunnen gebruiken. Trainingsprogramma's die het belang van melden benadrukken en duidelijke aanwijzingen geven over het gebruik van de meld kanalen zijn cruciaal. Deze combinatie van de juiste hulpmiddelen en training stelt werknemers in staat om zich vol vertrouwen uit te spreken bij ongewenst gedrag.

Aandachtspunten voor veilige en anonieme meld kanalen bij grensoverschrijdend gedrag

Zijn er opties voor meerdere apparaten (telefoon, web, app)?

‍Opties voor meerdere apparaten verbeteren de toegankelijkheid voor alle werknemers, ongeacht hun locatie of favoriete communicatie methode. Deze flexibiliteit kan de kans aanzienlijk vergroten dat werknemers de meldkanalen gebruiken.

Is er een steile leercurve voor werknemers?

‍Een gebruiksvriendelijke interface is essentieel. Als het meldsysteem te ingewikkeld is, raken werknemers misschien ontmoedigd om het te gebruiken. Zoek naar oplossingen die intuïtief en eenvoudig te gebruiken zijn en waarvoor minimale training nodig is.

Ondersteunen de meldkanalen meerdere talen?

‍In multinationale organisaties kunnen taalbarrières de meldprocedures belemmeren. Zorg ervoor dat je meldkanalen meerdere talen voor alle werknemers ondersteunen, zodat ze problemen in hun voorkeurstaal kunnen melden.

In hoeverre voldoen deze kanalen voor het melden van grensoverschrijdend gedrag aan de regels?

‍Naleving van wet- en regelgeving is niet onderhandelbaar. Controleer of de meldkanalen voldoen aan de relevante wet- en regelgeving om juridische valkuilen te vermijden en de bescherming van klokkenluiders te waarborgen.

Is de beloofde anonimiteit écht anoniem?

‍Echte anonimiteit houdt in dat de identiteit van de melder niet kan worden achterhaald, zelfs niet door de organisatie zelf. Ga na of het systeem dit niveau van anonimiteit biedt zodat werknemers volledig worden beschermd en tot het doen van meer meldingen worden aangezet.

Hoe goed aanpasbaar zijn de meldkanalen?

‍Elke organisatie heeft unieke behoeften. Met een aanpasbaar meldsysteem kun je het systeem aanpassen aan je specifieke eisen, zoals het toevoegen van aangepaste velden of het afstemmen van workflows op je processen.

Kunnen deze kanalen worden geïntegreerd in je huidige technologie?

‍Integratie met bestaande systemen kan het meldproces stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Controleer of de meldkanalen naadloos kunnen integreren met je huidige technologie, zoals HR-systemen of compliancesoftware.

Hoe moeilijk zijn deze meldkanalen voor ongewenst gedrag te implementeren?

‍Houd rekening met de tijd en middelen die nodig zijn om de meldkanalen te implementeren. Zoek naar oplossingen met eenvoudige implementatieprocessen en ondersteuning van de leverancier bij eventuele problemen.

Hoe zet je anonieme meldkanalen in voor duurzaam succes?

Het implementeren van een veilig en anoniem meldsysteem voor grensoverschrijdend gedrag is nog maar het begin. Om ook op de lange termijn succesvol te zijn, is het cruciaal om je werknemers voortdurend te trainen en te ondersteunen. Met regelmatige trainingssessies kun je werknemers op de hoogte houden van wijzigingen in het systeem en het belang van het melden van ongewenst gedrag benadrukken.  

Daarnaast zorgt het aanbieden van permanente ondersteuning, zoals een speciale helpdesk of online hulpmiddelen, ervoor dat werknemers altijd toegang hebben tot de hulp die ze nodig hebben.

Regelmatige feedback tussen het compliance team en de werknemers kan helpen om eventuele problemen met het meldsysteem op te sporen en de nodige verbeteringen aan te brengen. Door een klimaat van voortdurende verbetering te bevorderen, kunnen organisaties het vertrouwen in en de betrokkenheid bij hun meldkanalen hooghouden.

Hoe je met analytics meldsystemen kunt verbeteren

‍

Geavanceerde meldsystemen bieden analysefuncties die waardevolle inzichten kunnen opleveren in de effectiviteit van het proces van het melden van ongewenst gedrag. Door data te analyseren, zoals het aantal meldingen, de soorten gemelde kwesties en de oplossingstijden, kunnen compliance-officers trends en verbeterpunten vaststellen.

Deze analyses kunnen ook helpen bij het meten van de impact van trainingsprogramma's en communicatie. Een toename van het aantal meldingen na een trainingssessie kan er bijvoorbeeld op wijzen dat werknemers zich mondiger voelen om hun mond open te doen. Door gebruik te maken van deze inzichten kunnen organisaties hun meldprocedures voortdurend verfijnen, zodat ze effectief blijven en inspelen op de behoeften van werknemers.

Hoe je beslist welke tool voor het melden van ongewenst gedrag het beste is voor jouw bedrijf

Het kiezen van de juiste tool voor het melden van ongewenst gedrag op de werkvloer is van cruciaal belang voor het bevorderen van een open aanspreekcultuur en het waarborgen van de veiligheid en anonimiteit van je werknemers. SpeakUp biedt klokkenluidertools die aanpasbaar, veilig en gebruiksvriendelijk zijn, ontworpen om te voldoen aan de behoeften van grootschalige en multinationale organisaties. Raadpleeg deze buyer's guide  met checklist bij het maken van je keuze.