Wat is klokkenluidersregeling?

In het VK wordt de bescherming van klokkenluiders geregeld door de Public Interest Disclosure Act 1998 (PIDA). Deze wet zorgt ervoor dat werknemers die misstanden melden, dit kunnen doen zonder bang te zijn voor wraakacties.

Met de komst van de Worker Protection Act zijn er nieuwe verplichtingen voor werkgevers. Deze wet, die in oktober 2024 van kracht wordt, vereist dat bedrijven “redelijke stappen” nemen om intimidatie op de werkplek te voorkomen. De Worker Protection Act benadrukt hoe belangrijk het is dat bedrijven in het VK een goede klokkenluidersregeling hebben.

De Worker Protection Act en klokkenluidersregelingen

Een klokkenluidersregeling is meer dan een formele verplichting. Het is de basis voor een transparante en gezonde werkcultuur. Vanaf oktober 2024 moeten deze regelingen ook intimidatie op het werk omvatten. Werknemers moeten problemen zoals discriminatie of seksuele intimidatie veilig kunnen melden. Bedrijven die geen actie ondernemen, riskeren hogere boetes en schadevergoedingen bij arbeidsrechtzaken.

Bij het combineren van PIDA en de Worker Protection Act moet een klokkenluidersregeling duidelijk uitleggen hoe werknemers hun zorgen kunnen melden, hoe ze worden beschermd tegen wraakacties, en dat klachten snel en vertrouwelijk worden behandeld. Regelmatige training over deze regeling is belangrijk om een open en verantwoordelijke werkomgeving te creëren.

Stappen voor het opstellen van een klokkenluidersregeling

1. Begrijp wat klokkenluiden is en waarom het belangrijk isKlokkenluiden betekent het melden van misstanden, zoals criminele activiteiten, schendingen van gezondheids- en veiligheidsregels, milieuschade of het niet naleven van wetten. Een klokkenluidersregeling zorgt ervoor dat werknemers dit vertrouwelijk en zonder angst voor represailles kunnen doen. PIDA beschermt klokkenluiders tegen oneerlijk ontslag of slechte behandeling, op voorwaarde dat de melding te goeder trouw is en de werknemer denkt dat de informatie klopt.
2. Definieer klokkenluiden en geef voorbeeldenBegin de regeling met een duidelijke uitleg over wat klokkenluiden is. Geef voorbeelden, zoals:
   • Fraude of financieel mismanagement
   • Schendingen van veiligheidsregels
   • Schade aan het milieu
3. Verduidelijk de meldkanalenLeg uit hoe werknemers hun zorgen kunnen melden. Bied meerdere opties aan, zoals:
   • Direct melden bij een aangewezen manager
   • Gebruik van vertrouwelijke software van derden
   • Anonieme meldingen
4. Zorg voor vertrouwelijkheid en anonimiteitWerknemers melden eerder hun zorgen als hun identiteit beschermd wordt. Maak duidelijk dat je vertrouwelijkheid garandeert tijdens het hele proces.
5. Leg het onderzoeksproces uitBeschrijf hoe de onderneming meldingen onderzoekt. Noem stappen zoals:
   • Ontvangst van het rapport binnen een bepaalde tijd bevestigen (bijv. 48 uur)
   • Een grondig onderzoek uitvoeren
   • Regelmatige updates geven over de voortgang

‍

Dit betekent bescherming tegen:

• Oneerlijk ontslag
• Demotie of verlies van voordelen
• Intimidatie of pesterijen

Volgens PIDA kan een werknemer die na een melding slecht behandeld wordt, een klacht indienen bij een arbeidsrechtbank.

7. Maak regels voor onterechte meldingenTerwijl je klokkenluiden aanmoedigt, is het ook belangrijk om slechte bedoelingen te ontmoedigen. Leg uit dat opzettelijk valse meldingen of meldingen met kwade bedoelingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen. Dit zorgt ervoor dat de regeling eerlijk wordt gebruikt.
8. Voeg een sectie toe over externe meldingenSoms voelen werknemers zich niet comfortabel om intern te melden. Ze moeten dan de optie hebben om contact op te nemen met aangewezen personen of instanties, zoals de Health and Safety Executive (HSE). Vermeld deze instanties in je regeling en leg uit dat werknemers nog steeds beschermd zijn onder PIDA als ze extern melden.
9. Geef uitleg over juridische nalevingLeg uit hoe je regeling voldoet aan de Britse wetgeving. Elk land heeft eigen wetten over klokkenluiden. Voor bedrijven die internationaal opereren, moet de regeling worden aangepast aan de lokale wetten. In het VK is PIDA het juridische kader, maar internationale kantoren kunnen andere regels hebben.
10. Herzie en werk de regeling regelmatig bijKlokkenluiderswetten en -regels veranderen voortdurend. Het is belangrijk om je regeling regelmatig te herzien en bij te werken om te voldoen aan de nieuwste wetten en beste praktijken. De herziening van PIDA in 2023 kan bijvoorbeeld veranderingen met zich meebrengen.

Klokkenluiderssoftware en het ondersteunen van je beleid

Een goed geschreven klokkenluidersregeling is een belangrijke start voor meer transparantie, maar het wordt nog effectiever wanneer je het combineert met speciale software voor klokkenluiden. Software zoals SpeakUp biedt een extra laag van veiligheid en anonimiteit voor werknemers die problemen melden. Deze platforms maken het rapportageproces eenvoudiger en zorgen ervoor dat meldingen snel en veilig worden behandeld.

Door klokkenluidersoftware in je beleid te integreren, verklein je de kans dat meldingen over het hoofd worden gezien en moedig je werknemers aan om zonder angst te spreken. De software helpt bedrijven ook om te voldoen aan de wet, doordat het veilig alle meldingen en onderzoeken opslaat, wat belangrijk is voor audits of juridische beoordelingen.

Een cultuur van 'spreken' stimuleren

‍Een goede klokkenluidersregeling gaat verder dan alleen voldoen aan de wet. Organisaties moeten ook investeren in een cultuur waarin werknemers zich veilig voelen om problemen te melden. Misstanden komen voor, en het is belangrijk om deze snel aan te pakken om schade te beperken.Door een sterke cultuur van 'spreken' te creëren, bevorder je vertrouwen en verantwoordelijkheid. Dit geeft werknemers de kracht om zorgen te uiten, en het stelt bedrijven in staat om problemen op te lossen voordat ze groter worden.Voor meer informatie over hoe wij kunnen helpen of voor een voorbeeld van een klokkenluidersregeling, neem contact met ons op of vraag een demo aan.

Veelgestelde vragen over de klokkenluidersregeling in het Verenigd Koninkrijk

Wat is een klokkenluidersregeling?
Een klokkenluidersregeling beschrijft hoe een organisatie omgaat met zorgen van werknemers over illegale, onethische of onveilige praktijken. Het zorgt ervoor dat werknemers zich veilig voelen om misstanden te melden zonder angst voor wraakacties. In het VK wordt de bescherming van klokkenluiders geregeld door de Public Interest Disclosure Act 1998 (PIDA).

Waarom is een klokkenluidersregeling belangrijk?
Een klokkenluidersregeling is belangrijk voor het bevorderen van transparantie en verantwoordelijkheid. Het helpt organisaties om mogelijke problemen vroegtijdig te detecteren en aan te pakken, wat juridische risico's verkleint en het vertrouwen onder werknemers bevordert. Bovendien voldoet het aan de Britse wet die bescherming voor klokkenluiders verplicht stelt.

Kun je een voorbeeld geven van een klokkenluidersregeling?
Een effectieve klokkenluidersregeling bevat de volgende onderdelen:

• Een duidelijke definitie van klokkenluiden, waarbij het wordt onderscheiden van persoonlijke klachten.
• Stappen voor werknemers om zorgen te melden, zoals vertrouwelijke telefoonlijnen, online tools of direct contact met HR.
• Een sectie die de bescherming tegen vergelding en maatregelen voor vertrouwelijkheid van klokkenluiders uitlegt.

Bijvoorbeeld, een werknemer kan financiële misstanden of schendingen van de gezondheids- en veiligheidsregels melden via een vertrouwelijk rapportagesysteem, met de garantie dat hun identiteit wordt beschermd.

Wat is het verschil tussen een klokkenluidersregeling en -procedure?
Een klokkenluidersregeling beschrijft de inzet van de organisatie voor ethische praktijken en bescherming van klokkenluiders. De procedure daarentegen beschrijft stap voor stap hoe werknemers hun zorgen moeten melden, inclusief wie ze moeten contacteren en welke acties worden ondernomen na het ontvangen van een melding.

Hoe beschermt een klokkenluidersregeling werknemers?
In het VK beschermt de Public Interest Disclosure Act 1998 (PIDA) werknemers die te goeder trouw misstanden melden. Een goede klokkenluidersregeling zorgt ervoor dat werknemers die zorgen melden, geen wraakacties ondervinden, zoals oneerlijk ontslag, degradatie of intimidatie. Het waarborgt ook vertrouwelijkheid en biedt duidelijke meldingskanalen.

Hoe maak je een klokkenluidersregeling template?
Een klokkenluidersregeling template moet het volgende bevatten:

• Een definitie van klokkenluiden en voorbeelden van zaken die gemeld kunnen worden (bijv. fraude, schending van veiligheidsregels).
• Duidelijke meldkanalen, inclusief anonieme meldopties.
• Vertrouwelijkheidsgaranties voor werknemers die zorgen melden.
• Een beschrijving van het onderzoeksproces, inclusief tijdlijnen voor ontvangstbevestiging en het oplossen van meldingen.
• Bescherming tegen vergelding voor werknemers die zich uitspreken.
• Richtlijnen voor het omgaan met valse of kwaadwillige meldingen.

Met klokkenluiderssoftware zoals SpeakUp wordt het meldproces eenvoudiger, waardoor organisaties meldingen efficiënt kunnen afhandelen en tegelijkertijd vertrouwelijkheid kunnen garanderen.

Wat moet een klokkenluidersregeling bevatten?
Een goede klokkenluidersregeling moet de volgende elementen omvatten:

• Definitie van klokkenluiden: Wat wordt beschouwd als klokkenluiden, met voorbeelden.
• Meldingsproces: De stappen voor het melden van misstanden, met meerdere opties voor meldkanalen.
• Vertrouwelijkheid: Hoe de organisatie de identiteit van de klokkenluider beschermt.
• Bescherming tegen vergelding: Duidelijk stellen dat werknemers die zorgen melden, beschermd worden onder PIDA.
• Onderzoeksproces: Hoe de organisatie meldingen behandelt en feedback geeft.
• Externe meldingsopties: Informatie over hoe werknemers zich tot externe instanties kunnen wenden indien nodig.