7 Tipps für Compliance-Beauftragte zum effektiven Umgang mit Fehlverhalten

Schauen Sie sich einige der wirkungsvollsten Schlagzeilen an, wie zum Beispiel die Zusammenbruch des Energieriesen Enron 2001, in dem die schwerwiegenden Auswirkungen von Fehlverhalten sowohl auf die Finanzstabilität als auch auf das Vertrauen der Öffentlichkeit unterstrichen wurden. In ähnlicher Weise Theranos — ein sogenannter Revolutionär für Bluttests, der einst Milliarden wert war, brach zusammen, nachdem Untersuchungen ergeben hatten, dass ihre Technologie defekt war und zu ungenauen Ergebnissen führte, die zu schwerwiegenden medizinischen Fehlern führten.

Die oben genannten Fälle sind nur einige von Tausenden von organisatorischen Fehlverhaltensskandalen. Es versteht sich von selbst, dass Whistleblower eine wichtige Rolle dabei spielen, Geschichten über Fehlverhalten aufzudecken. Whistleblowing und seine Auswirkungen sind jedoch nie einfach. Es kann Mitarbeiter schädigen und beeinträchtigen auf vielfältige Weise, beispielsweise bei persönlichen und beruflichen Beschwerden. Es kann auch dauern große Maut auf das Image, den Ruf und die Risiken der Organisation — schwerwiegende rechtliche Konsequenzen.

Es ist also eine große Aufgabe, Fälle von Fehlverhalten rechtzeitig zu behandeln und ein ethisch konformes Geschäftsumfeld aufrechtzuerhalten. Die eigentliche Frage ist jedoch: Wie geht man effektiv mit Fehlverhalten um, wenn es auftritt? Und gibt es Möglichkeiten, sich auf den Sturm vorzubereiten?

Definition von Fehlverhalten in einem beruflichen Umfeld

Fehlverhalten am Arbeitsplatz ist jedes Verhalten oder jede Handlung, die gegen Unternehmensrichtlinien, ethische Standards oder gesetzliche Vorschriften verstößt. Dies kann von relativ geringfügigen Verstößen wie der unangemessenen Verwendung von Unternehmensgeräten bis hin zu schwerwiegenden Verstößen wie Belästigung oder Betrug reichen.

Basierend auf Recherchen, etwas mehr als die Hälfte (52%) der Mitarbeiter hat unangemessenes, unethisches oder illegales Verhalten bei der Arbeit erlebt oder beobachtet. Die häufigsten dieser Verhaltensweisen waren Mobbing (51%), sexuelle Belästigung (40%) und Rassismus (30%). Fehlverhalten untergräbt die Unternehmenskultur und kann zu erheblichen finanziellen und Reputationsschäden führen.

Was sind Beispiele für Fehlverhalten?

Fehlverhalten am Arbeitsplatz deckt ein breites Spektrum an Verhaltensweisen ab, das von geringfügigen Verstößen gegen Richtlinien bis hin zu schwerwiegenden rechtswidrigen Handlungen reicht. Zu den häufigsten Formen von Fehlverhalten gehören:

· Mobbing: Anhaltendes beleidigendes, einschüchterndes, böswilliges oder beleidigendes Verhalten, durch das sich der Empfänger verärgert, bedroht, gedemütigt oder verwundbar fühlt.

· Sexuelle Belästigung: Unerwünschte sexuelle Annäherungen, Bitten um sexuelle Gefälligkeiten und sonstiges verbales oder körperliches Verhalten sexueller Art, das sich auf die Beschäftigung einer Person auswirkt.

· Betrug: Täuschung, die zu einem finanziellen oder persönlichen Vorteil führen soll.

· Diebstahl: Diebstahl von Unternehmensvermögen, ob materiell oder intellektuell.

· Diskriminierung: Unfaire Behandlung von Mitarbeitern aufgrund von Geschlecht, Rasse, Alter, Behinderung, Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen.

Im Folgenden finden Sie einige fiktive Abbildungen von Arten von Fehlverhalten.

Beispiel 1: Missbrauch von Unternehmensressourcen

Geschichte: James war mehrere Jahre lang ein zuverlässiger Mitarbeiter des Logistikunternehmens gewesen, aber kürzlich bemerkten seine Kollegen ungewöhnliche Veränderungen in seinem Verhalten. Er begann lange zu bleiben und behauptete, an dringenden Terminen zu arbeiten. Ein IT-Audit ergab jedoch eine andere Geschichte. James hatte Firmencomputer und seinen Zugriff auf die Logistikmanagement-Software genutzt, um ein kleines Nebengeschäft zu betreiben und Lieferungen zum persönlichen Gewinn zu koordinieren. Durch diesen Missbrauch der Unternehmensressourcen und den Vertrauensbruch geriet James mitten in eine interne Untersuchung.

Beispiel 2: Unangemessenes Verhalten

Geschichte: Die jährliche Büroparty war immer ein Höhepunkt bei Marketing Maven, einem Ort, der für seine lebendige Kultur und sein engmaschiges Team bekannt ist. Die diesjährige Veranstaltung nahm jedoch eine unbequeme Wendung. Lisa, ein Neuzugang im Team, fühlte sich sichtlich unwohl, da ihr Vorgesetzter Mark im Laufe des Abends mehrere unangemessene Kommentare und Avancen machte. Obwohl Lisa zunächst von anderen als „nur Mark ist Mark“ abgetan wurde, fühlte sie sich entfremdet und reichte am darauffolgenden Tag eine Beschwerde ein.

Beispiel 3: Datentäuschung

Geschichte: Sarah, Datenanalystin bei einem aufstrebenden Tech-Start-up, stand unter dem Druck, positive Berichte über die Leistung einer neuen App zu liefern. Angesichts der Gefahr einer Kürzung der Finanzierung, falls die tatsächlichen Zahlen veröffentlicht würden, manipulierte sie die Daten und verbesserte die Kennzahlen zur Nutzerbindung, um weitere Investitionen zu sichern. Die Wahrheit kam ans Licht, als ein externes Audit durchgeführt wurde, bei dem die Diskrepanzen aufgedeckt wurden und die Zukunft des gesamten Unternehmens aufs Spiel gesetzt wurde.

Beispiel 4: Interessenkonflikt

Geschichte: Miranda, Mitglied des Stadtrats, spielte eine zentrale Rolle im Entscheidungsprozess für Stadtentwicklungsprojekte. Sie sprach sich nachdrücklich für einen neuen Geschäftskomplex aus, der die Innenstadt verjüngen sollte. Später stellte sich jedoch heraus, dass Miranda ihr finanzielles Interesse an der mit dem Projekt beauftragten Baufirma nicht offengelegt hatte. Dieser Konflikt kam ans Licht, als ein Untersuchungsbericht enthüllte, dass ihre Anteile an dem Unternehmen geheim waren. Dies führte zu einer Ethikuntersuchung, um das Ausmaß ihrer Beteiligung und die Legitimität des Ausschreibungsverfahrens für das Projekt zu beurteilen.

Was ist der Unterschied zwischen allgemeinem und grobem Fehlverhalten?

Allgemeines und grobes Fehlverhalten haben entscheidende Unterschiede. Allgemeines Fehlverhalten Dazu gehören Situationen wie ständige Verspätungen oder geringfügige Verstöße gegen die Unternehmenspolitik, die zwar störend sind, aber oft durch Abhilfemaßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen behoben werden können.

Grobes Fehlverhalten, ist jedoch schwerwiegender und kann eine sofortige fristlose Kündigung rechtfertigen. Beispiele hierfür sind Diebstahl, körperliche Gewalt, schwere Gehorsamsverweigerung oder schwerwiegende Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften.

Hier sind zwei fiktive Beispiele, um beide zu unterscheiden:

Allgemeines Fehlverhalten

Ein Beispiel für allgemeines Fehlverhalten ist, wenn sich ein Mitarbeiter in einer Weise verhält, die den von seiner Organisation festgelegten ethischen oder professionellen Standards widerspricht. Beispielsweise kann ein Manager bestimmte Mitarbeiter ohne objektive Grundlage bevorzugen, was sich auf die Fairness und Moral innerhalb des Teams auswirkt. Diese Art von Verhalten kann die Integrität des Arbeitsplatzes untergraben und zu einer toxischen Umgebung führen, die möglicherweise der Unternehmenskultur und Produktivität schadet.

Grobes Fehlverhalten

Ein Beispiel für grobes Fehlverhalten ist, wenn ein Mitarbeiter Betrug begeht, beispielsweise Gelder des Unternehmens veruntreut. Dabei wird nicht nur Geld gestohlen, sondern auch Aufzeichnungen gefälscht, um den Diebstahl zu vertuschen. Solche Handlungen verletzen das Vertrauen in einem Ausmaß, das in der Regel zu einer sofortigen Kündigung führt und auch rechtliche Konsequenzen für den betroffenen Mitarbeiter haben kann.

Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen in der EU, der DACH-Region und Großbritannien

Compliance-Beauftragte haben die Aufgabe, eine Vielzahl von gesetzliche Rahmenbedingungen, die das Verhalten am Arbeitsplatz regulieren. Diese Gesetze und Vorschriften unterscheiden sich nicht nur von Region zu Region, sondern decken auch ein breites Spektrum an Compliance-Aspekten ab, von Beschäftigungsstandards über Datenschutz bis hin zu ethischem Verhalten. Eine gründliche Kenntnis dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist unerlässlich, nicht nur für die Bewältigung und Lösung von Vorfällen, sondern auch für präventive Maßnahmen wie Personalschulung und Politikentwicklung. ‍

Europäische Union (EU)

In der Europäischen Union müssen Compliance-Beauftragte mehrere wichtige Richtlinien und Vorschriften berücksichtigen. In der Europäischen Union müssen sich Compliance-Beauftragte in einer komplexen Landschaft von Richtlinien und Vorschriften zurechtfinden, die für die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards von entscheidender Bedeutung sind. Unter diesen sticht die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) hervor, die maßgeblich beeinflusst, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen. Die Arbeitszeitrichtlinie regelt die Höchstarbeitszeit und die vorgeschriebenen Ruhezeiten und gewährleistet so die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter.

Eine wichtige Ergänzung zu diesen Vorschriften ist die EU-Whistleblowing-Richtlinie, das einen soliden Rahmen für den Schutz von Whistleblowern bietet. Diese Richtlinie schreibt Folgendes vor Organisationen richten sichere Kanäle für die Meldung von Verstößen gegen EU-Recht ein, um sicherzustellen, dass Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt und ihre Identität vertraulich behandelt wird. Dies ergänzt die Antidiskriminierungsrichtlinie der EU, die vor Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund des Geschlechts, der Rasse oder der ethnischen Herkunft, der Religion, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung schützt.

DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz)

‍Jedes Land in der DACH-Region hat seine eigenen Gesetze, die sich auf die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz auswirken. In Deutschland spielen das Betriebsverfassungsgesetz und das Bundesdatenschutzgesetz sowie spezifische Gesetze zur Korruptionsbekämpfung und Unternehmensführung, wie beispielsweise der Deutsche Corporate Governance Kodex, eine entscheidende Rolle. Darüber hinaus hat Deutschland Folgendes umgesetzt das Lieferkettengesetz welches vorschreibt, dass Unternehmen ihre Lieferketten verwalten, um Menschenrechtsverletzungen zu verhindern.

Der Deutsche Corporate Governance Kodex legt darüber hinaus Standards für Transparenz und ethische Geschäftspraktiken fest. Österreich folgt ähnlichen Prinzipien, weist jedoch im Arbeitsverfassungsgesetz und im Datenschutzgesetz deutliche Nuancen auf. Die Schweiz ist zwar kein EU-Mitglied, hält sich aber eng an EU-Vorschriften wie die DSGVO und verfügt über strenge Beschäftigungs- und Datenschutzgesetze, die im Schweizerischen Obligationenrecht und im Bundesgesetz über den Datenschutz detailliert beschrieben sind.

Vereinigtes Königreich

‍Nach dem Brexit hat das Vereinigte Königreich die DSGVO durch seine BRITISCHE GDPR Anpassung, die nach wie vor ein Eckpfeiler der Einhaltung des Datenschutzes ist. Darüber hinaus verfügt das Vereinigte Königreich über eigene Arbeitsgesetze, wie z. B. den Employment Rights Act von 1996, der Einzelheiten von Löhnen und Entlassungen bis hin zu Arbeitsverträgen und Mutterschaftsurlaub regelt. Der Equality Act 2010 ist ein weiteres wichtiges Gesetz, das Arbeitnehmer vor Diskriminierung schützt. Die Compliance-Beauftragten müssen sich über die laufenden Änderungen und Anpassungen des britischen Rechts nach dem Brexit sowie über die sich entwickelnde Rechtsprechung, die die Beschäftigungspraktiken beeinflussen kann, auf dem Laufenden halten.

Für Compliance-Beauftragte geht es nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wenn sie über diese gesetzlichen Anforderungen auf dem Laufenden bleiben. Es beinhaltet eine kontinuierliche Verpflichtung zur Aus- und Weiterbildung der Belegschaft, zur Überarbeitung interner Richtlinien und zur Sicherstellung, dass diese Richtlinien transparent und gerecht sind.

Darüber hinaus spielen Compliance-Beauftragte angesichts des wachsenden Schwerpunkts auf ethische Standards und Unternehmensverantwortung eine zentrale Rolle bei der Gestaltung einer Unternehmenskultur, die nicht nur hält sich an das Gesetz, hält aber auch hohe ethische Standards einund fördert so ein sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld.

7 Tipps für Compliance-Beauftragte zum effektiven Umgang mit Fehlverhalten

Im Jahr 2023, nur 58% der Mitarbeiter berichteten von schlechten Verhaltensweisen, die sie erlebt oder beobachtet hatten. Dies ist ein Rückgang von 6% gegenüber 2019 — und zeigt, dass Unternehmen zunehmend einen blinden Fleck nicht gemeldeter Vorfälle erkennen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Compliance-Beauftragte die Grundlage für den Umgang mit Fehlverhalten legen. Hier sind die wichtigsten Tipps:

1. Definieren Sie Fehlverhalten klar in Ihren internen Richtlinien: Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Unternehmensrichtlinien klar definieren, was akzeptables und inakzeptables Verhalten ist. Diese Definitionen sollten für alle Mitarbeiter zugänglich und verständlich sein und die Grundlage Ihrer Compliance-Strategie bilden.

2. Stellen Sie klare und anonyme Berichtstools bereit: Bieten Sie Mitarbeitern mehrere Kanäle an, um Fehlverhalten zu melden. Im Jahr 2023 gaben 39 Prozent der Mitarbeiter einen Mangel an Kommunikation an, und 42 Prozent hatten kein Verständnis dafür, was sie erwartet — was bedeutet, dass eine große Anzahl von Unternehmen ihre Prozesse und Kommunikation verbessern muss. Tools wie Speak Up ermöglichen es Mitarbeitern, Berichte anonym einzureichen, und fördern so eine offenere Kommunikation, den Aufbau eines Dialogs und die Früherkennung von Problemen.

3.  Erstellen Sie einen Prozess, um Fällen von Fehlverhalten zu begegnen: Entwickeln und skizzieren Sie die Prozesse, die auf eine Meldung von Fehlverhalten folgen. Dazu sollten erste Bewertungen, Untersuchungen und die nach Abschluss der Feststellungen ergriffenen Maßnahmen gehören, um sicherzustellen, dass alle Maßnahmen fair und konsistent sind.

4.  Analysieren, dokumentieren und bekämpfen Sie die Ursachen von Fehlverhalten: Es reicht nicht aus, die Symptome von Fehlverhalten zu bekämpfen; Sie müssen auch die eigentlichen Ursachen identifizieren und bekämpfen. Dies könnte die Analyse von Verhaltensmustern, die Durchführung von Kulturaudits und die Durchführung gezielter Schulungsprogramme beinhalten.

5.  Seien Sie bereit, etwas Schadensbegrenzung durchzuführen: Wenn Fehlverhalten ans Licht kommt, sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Auswirkungen auf Ihr Team und Ihre Organisation zu bewältigen. Dazu gehört eine klare Kommunikation mit allen Beteiligten und das Ergreifen von Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sich solche Vorfälle weniger wahrscheinlich wiederholen.

6. Stellen Sie klare Richtlinien bereit, wann und wie eine Eskalation erfolgen soll: Nicht jedes Fehlverhalten muss sofort auf die höchste Ebene eskaliert werden. Stellen Sie klare Richtlinien dafür bereit, wann eine Eskalation angemessen ist, und stellen Sie sicher, dass diese Protokolle in der gesamten Organisation verstanden werden.

7.  Fördern Sie eine starke Sprechkultur: Ermutigen ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter sicher und unterstützt fühlen bei der Meldung von Fehlverhalten. Dies beinhaltet regelmäßige Schulungen, offene Kommunikation und sichtbare Unterstützung durch die Führung.

Einsatz der richtigen Whistleblowing-Softwaretools zur effektiven Bekämpfung von Fehlverhalten

Wir stellen vor: anonymes Meldesystem am Arbeitsplatz kann die Bereitschaft der Mitarbeiter, Fehlverhalten zu melden, erheblich erhöhen. Einer der Hauptgründe, warum Menschen zögern, sich über Fehlverhalten zu äußern, ist die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen.

Interessanterweise wird zwar der Schutz vor Whistleblowing-Angriffen und Möglichkeiten, es einfacher zu machen, sich zu äußern, immer mehr Bedeutung beigemessen Problemlösungen aus Untersuchungen sind von 70% im Jahr 2019 auf 63% im Jahr 2023 gesunken, was zeigt, dass hier Verbesserungspotenzial besteht. Um den gesamten Whistleblowing-Workflow zu unterstützen, sollten Sie erwägen, das richtige Whistleblowing-Softwaretool einzusetzen. Hier sind die wichtigsten Gründe dafür:

· Erhöhte Wahrscheinlichkeit, Fehlverhalten zu melden: in dem Wissen, dass Identitäten geschützt werden, Mitarbeiter melden eher unethische oder illegale Aktivitäten, was dazu beiträgt, ein Umfeld der Offenheit und Rechenschaftspflicht zu schaffen.

· Weniger Kommunikationslücken oder Sorgen um Übersetzungen: Reporting-Softwaretools helfen bei Kommunikationslücken, indem den Mitarbeitern mehrsprachige Verfügbarkeiten ermöglicht werden, über die sie berichten können.

· Effizientere Fallbearbeitung: Diese Tools können wiederkehrende Ereignisse aufdecken Probleme und Tendenzen von Fehlverhalten das ist möglicherweise nicht offensichtlich und ermöglicht es dem Management, präventive Maßnahmen zu ergreifen und die Strategien anzupassen, um solche Probleme in Zukunft zu mildern. Und kann Ihre Fähigkeit verbessern, Fälle von Fehlverhalten zu verwalten, zu dokumentieren und zu lösen.

· Einhaltung hoher Standards: Funktionen wie sicheres Fallmanagement, verschlüsselte Kommunikation und umfassende Reporting-Tools dazu beitragen, die Integrität der Untersuchung aufrechtzuerhalten und die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherzustellen.

Die Suche nach den richtigen Tools für Whistleblowing in Ihrem Unternehmen kann jedoch zeitaufwändig sein. Es gibt eine Vielzahl von Optionen auf dem Markt, und Sie müssen sich auch an Ihre Unternehmenskultur, Ihren Ethos, Ihre Größe und Ihre Bedürfnisse halten. Lesen Sie unsere Leitfaden für Käufer das soll Ihnen helfen, Ihre Wahl zu treffen.

Schaffung eines ethischen und integren Umfelds

Ein effektiver Umgang mit Fehlverhalten ist für die Aufrechterhaltung eines sicheren, ethischen und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes unerlässlich. Indem Sie diese sieben Tipps umsetzen, können Sie Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, Probleme effizient anzugehen und sie hoffentlich zu verhindern. Denken Sie daran, dass die Schaffung eines Umfelds, in dem sich die Mitarbeiter geschätzt und gehört fühlen, ein wichtiger Schritt zur Förderung einer robusten sprechen Sie Kultur an.