Praktische Tipps für eine erfolgreiche Speak-up-Kultur

Neue Gesetze, immer häufiger auftretende Whistleblowing-Fälle und die steigenden Erwartungen der Gen Z – all das fordert von Unternehmen mehr Transparenz. Genau hier kommt die Speak-up-Kultur ins Spiel.

Unternehmen, die eine offene Kultur pflegen, profitieren von einer stärkeren Mitarbeiterbindung, nachhaltigem Unternehmenserfolg und Schutz vor Rufschäden. Doch was genau verbirgt sich hinter einer Speak-up-Kultur? Und wie kann sie erfolgreich im Unternehmen verankert werden?

Seit über 20 Jahren ermöglichen wir Unternehmen mit unserer Whistleblowing-Software einen offenen und sicheren Dialog mit ihren Mitarbeitenden. Diese Erfahrung haben wir für Sie in praktischen Tipps zusammengefasst. So erfahren Sie alles, was Sie über eine offene Unternehmenskultur wissen müssen.

Was ist eine Speak-up-Kultur?

Eine Speak-up-Kultur schafft ein Umfeld, in dem offene und transparente Kommunikation nicht nur geschätzt, sondern aktiv gefördert wird. In einer solchen Kultur fühlen sich Mitarbeitende sicher, ihre Bedenken zu äußern, Ideen einzubringen und Feedback zu geben. Es wird akzeptiert, bestehende Prozesse in Frage zu stellen und unterschiedliche Meinungen zu äußern – ohne dabei Vertrauen oder Respekt zu verlieren.

Diese Offenheit ist sowohl für die persönliche Entwicklung der Mitarbeitenden als auch für die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ethik und Compliance spielen dabei eine zentrale Rolle: Es geht darum, dass jede Stimme gehört und ernst genommen wird. Dadurch werden Unternehmen robuster, ethischer und regelkonformer.

Eine Speak-up-Kultur fördert nicht nur das Engagement der Mitarbeitenden, sondern trägt auch zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens bei.

Welche Vorteile bietet eine Speak-up-Kultur?

Wir haben bereits einige positive Auswirkungen einer Speak-up-Kultur auf die Mitarbeitenden hervorgehoben – darunter ein erhöhtes Sicherheitsgefühl, mehr Transparenz und eine größere Ideenvielfalt. Doch welche konkreten Vorteile hat eine solche Kultur für das Unternehmen selbst? Hier ein Überblick:

• Früherkennung von Fehlverhalten: In einer Unternehmenskultur, die Mitarbeitende dazu ermutigt ihre Gedanken und Erfahrungen zu teilen, werden potenzielle Probleme, Risiken oder Regelverstöße eher gemeldet. Dies ermöglicht es Unternehmen, Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.

• Förderung von Transparenz und Verantwortlichkeit: Wenn Mitarbeitende sich sicher fühlen, Bedenken oder Probleme anzusprechen, trägt dies zur allgemeinen Transparenz im Unternehmen bei. Dies wiederum stärkt das Verantwortungsbewusstsein und fördert ethisches Verhalten - und zwar bevor Probleme eskalieren.

• Stärkung von Vielfalt, Chancen und Integration: Eine gut etablierte Speak-up-Kultur gibt unterrepräsentierten Stimmen die Möglichkeit, gehört zu werden. Dies führt zu mehr Perspektivenvielfalt und Chancengleichheit im Unternehmen. Indem Anliegen gehört und anerkannt werden, werden Vorurteile abgebaut und marginalisierte Gruppen im Unternehmen besser repräsentiert.

• Bindung von Top-Talenten: Unternehmen, die die Meinung ihrer Mitarbeitenden wertschätzen, können die Fluktuation deutlich senken. Denn wer weiß, dass seine Stimme im Unternehmen wirklich zählt, fühlt sich stärker an das Unternehmen gebunden und hat weniger Gründe, das Unternehmen zu verlassen.  

• Höheres Mitarbeiterengagement: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört und wertgeschätzt wird, steigt ihr Engagement. Eine starke Speak-up-Kultur schafft psychologische Sicherheit, Vertrauen und ein Zugehörigkeitsgefühl. Dies führt zu höherer Motivation und Produktivität.

• ‍Förderung von kontinuierlichem Lernen und Wachstum: Eine offene Kommunikation fördert den Austausch von Wissen und ermöglicht funktionsübergreifende Zusammenarbeit. So entsteht eine lernende Organisation, in der alle Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und sich über aktuelle Trends und Best Practices informieren können.

Möchten Sie erfahren, wie international führende Unternehmen von einer offenen Unternehmenskultur profitieren? Lesen Sie unsere Case Study von Randstad.

Welche Hindernisse gibt es?

In einer Gruppe auf ein Problem hinzuweisen, erfordert Mut. Tatsächlich fällt es vielen Menschen schwer, ihre Meinung offen zu äußern. Studien zeigen, dass nur etwa 50% der Mitarbeitenden Fehlverhalten melden. Mit dem Nachrücken jüngerer Generationen sinkt diese Zahl noch weiter. Deshalb ist es wichtig, die Gründe für diese Zurückhaltung zu verstehen.

• Ein wesentliches Hindernis ist die Angst vor negativen Konsequenzen. Als potenzieller „Unruhestifter“ zu gelten oder sozial isoliert zu werden, hält viele davon ab, Probleme anzusprechen.  

• Auch mangelndes Vertrauen, dass Bedenken ernst genommen werden, verringert die Bereitschaft Missstände zu melden. Wenn Beschäftigte davon ausgehen, dass ihre Meldung keine Veränderung bewirkt, ziehen sie es oft vor zu schweigen.  

• Sprachbarrieren stellen vor allem in globalen Unternehmen eine Herausforderung dar. Viele Mitarbeitende entscheiden sich gegen eine Meldung, wenn sie sich nicht in ihrer bevorzugten Sprache ausdrücken können.  

• Auch Loyalitätskonflikte spielen eine Rolle. Die innere Zerrissenheit zwischen der Loyalität gegenüber dem Team und der Pflicht, Missstände zu melden, kann lähmend wirken.  

• Unzureichende oder komplizierte Hinweisgebersysteme können ein weiteres Hindernis darstellen. Wenn das Verfahren zu komplex oder veraltet ist, wirkt es eher abschreckend als ermutigend.

Die Überwindung dieser Herausforderungen ist entscheidend, um eine offene Unternehmenskultur zu fördern.

Erste Schritte zu einer Speak-up-Kultur 

Im nächsten Schritt geht es darum, Ihr Unternehmen auf den Übergang zu einer offenen Unternehmenskultur vorzubereiten. Ein proaktiver Ansatz ist entscheidend, um die oben genannten Hindernisse zu überwinden und ein sicheres Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende ihre Meinung äußern können. Die wichtigsten Schritte auf diesem Weg sind:

Engagement der Führungskräfte sicherstellen

Eine offene Unternehmenskultur beginnt beim Management. Führungskräfte müssen die Werte offener Kommunikation und ethischen Verhaltens nicht nur unterstützen, sondern auch vorleben. Dadurch setzen sie einen wichtigen Standard für die gesamte Organisation.

Klare Richtlinien und Verfahren einführen

Für eine erfolgreiche Speak-up-Kultur müssen Mitarbeitende die bestehenden Meldewege kennen. Dazu gehören klare, leicht zugängliche Richtlinien, die Vertraulichkeit sicherstellen und Schutz vor negativen Konsequenzen bieten.

Schulungen und Awareness

Es ist entscheidend, den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass ihre Meinung zählt und wie sie diese einbringen können. Regelmäßige Schulungen machen die Meldeverfahren transparenter und unterstreichen das Engagement der Organisation für Offenheit und Verantwortlichkeit.

Ermutigung zur anonymen Meldung

Um die Angst vor negativen Konsequenzen zu verringern, sollten Unternehmen anonyme Meldeoptionen anbieten. Diese Kanäle – online oder offline – müssen die Identität der Meldenden schützen und leicht zugänglich sein. Entscheidend ist, dass sie einfach zu nutzen sind und schnelle Ergebnisse liefern, da lange Wartezeiten abschreckend wirken können.

Förderung einer “Open-Door”-Politik

Eine "Open-Door"-Politik, bei der sich Mitarbeitende direkt an das Management wenden können, stärkt die Effektivität einer Speak-up-Kultur erheblich. Sie zeigt, dass der Organisation offene und direkte Kommunikation am Herzen liegt.

Regelmäßige Kommunikation und Feedback

Klare Räume für offenen Dialog, wie Town-Hall-Meetings oder regelmäßige Feedback-Runden, fördern eine offene Unternehmenskultur. Diese Plattformen ermöglichen es den Mitarbeitenden, Bedenken zu äußern und aktiv an Entscheidungsprozessen teilzuhaben.

Praktische Tipps zu Einführung einer Speak-up-Kultur

Um eine Speak-up-Kultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren, benötigen Sie eine klare Strategie und benutzerfreundliche Tools, die das Melden von Missständen sowie deren Bearbeitung erleichtern. Im Folgenden finden Sie vier praktische Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung helfen.

Erstellen Sie eine individuelle Whistleblowing-Richtlinie

Eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Whistleblowing-Richtlinie ist entscheidend für den Erfolg einer Speak-up-Kultur. Sie verbessert das Arbeitsklima und fördert eine verantwortungsbewusste, integrative Unternehmenskultur. Ein zentraler Aspekt sollte darin bestehen, Hindernisse für die Meldung von Missständen zu beseitigen – unterstützt durch die Implementierung interner Meldesysteme.

Führen Sie benutzerfreundliche Hinweisgebersysteme ein

Das Melden von Missständen erfordert oft viel Überwindung. Komplexe Tools, die den Prozess weiter erschweren, sind keine Lösung. Wählen Sie daher Tools, die den Anforderungen Ihrer Organisation in Bezug auf Größe, Demografie, Komplexität und Unternehmenskultur gerecht werden.

Ermöglichen Sie vollständig anonyme Meldungen

Die Möglichkeit, Fehlverhalten anonym zu melden, ist oft der Schlüssel zu mehr Transparenz. In einer Zeit, in der Unternehmen verstärkt auf Compliance setzen, sind anonyme Meldesysteme unverzichtbar. Sie bieten den Mitarbeitenden einen sicheren Raum und liefern wertvolle Informationen, die sonst – vor allem bei internen Untersuchungen – unentdeckt bleiben könnten.

Verabschieden Sie sich von traditionellen Whistleblowing-Methoden

Herkömmliche Whistleblowing-Methoden, die auf Befragungen und langwierigen Prozessen beruhen, können dazu führen, dass sich Beschäftigte ignoriert und schutzlos fühlen. Was einfach sein sollte, wird so unnötig kompliziert und wirkt abschreckend. Setzen Sie stattdessen auf Lösungen, die den Meldeprozess vereinfachen und Raum für offenen Dialog schaffen.

Wie misst man den Erfolg einer Speak-up-Kultur?

Um den Erfolg Ihrer Speak-up-Kultur sicherzustellen, ist es wichtig, quantitative und qualitative Daten zu kombinieren. Die folgenden Ansätze helfen Ihnen, den Erfolg Ihrer Maßnahmen zu messen:

• Überwachung der Meldungen: Nutzen Sie anpassbare Fallmanagement-Tools, um den Umfang und die Art der Meldungen zu analysieren und Trends zu erkennen.

• Mitarbeiterbefragungen: Ermitteln Sie, wie sicher und unterstützt sich Ihre Mitarbeitenden fühlen, wenn sie ihre Meinung äußern.

• Teilnahme an Schulungen: Analysieren Sie, wie aktiv Mitarbeitende an Schulungen und internen Kommunikationsmaßnahmen teilnehmen, um mögliche Wissenslücken zu identifizieren.

• Erfolge feiern: Verfolgen Sie Fortschritte und Herausforderungen und schaffen Sie Raum für die Anerkennung positiver Veränderungen.  

Stärken Sie die Integrität Ihrer Organisation durch eine offene Unternehmenskultur

Fehlverhalten lässt sich nicht immer vollständig vermeiden. Die guten Nachrichten sind, dass Sie proaktiv handeln können, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Eine funktionierende Speak-up-Kultur ist dafür entscheidend, da sie das Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein in Ihrer Organisation stärkt.

Die Tipps in diesem Blog sollen Ihnen dabei helfen, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende ihre Meinung ohne Angst äußern können - und so den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen und das Risiko von Fehlverhalten zu minimieren.