Hinweisgeberschutzgesetz: Worauf es bei der Wahl eines passenden Meldesystems ankommt

Es ist offiziell: Seit Anfang des Jahres sind deutsche Unternehmen verpflichtet, eine Anlaufstelle einzurichten, die Meldungen von Hinweisgebern vertraulich entgegennimmt. Seit kurzem wird die Einhaltung des Gesetzes auch durch die Landesbehörden kontrolliert.

Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet Unternehmen nun die Chance, Vorreiter in Sachen gesellschaftlicher Verantwortung zu sein und einen neuen Standard für eine ethische Unternehmenskultur zu setzen. Denn beim Thema Compliance geht es kaum noch um die reine Einhaltung von Gesetzen. Stattdessen verfolgen 70% der Compliance-Experten einen strategischen Ansatz.

Das Hinweisgeberschutzgesetz im Überblick

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und soll den Schutz von Hinweisgebern in Deutschland verbessern. Dabei steht vor allem der Schutz vor Benachteiligungen im Vordergrund. Wenn Mitarbeitende sich sicher fühlen, auf Missstände hinzuweisen, können Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht und unterbunden werden.

Zur Umsetzung hat die Bundesregierung ein gestaffeltes Konzept eingeführt. So waren Unternehmen ab einer Größe von 250 Beschäftigten bereits seit Juli 2023 verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Seit Dezember 2023 auch kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten. Unternehmen, die nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes keine Meldestelle eingerichtet haben, drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro.

Hier kommen Hinweisgebersysteme ins Spiel. Diese Systeme, auch Whistleblowing-Software genannt, bieten eine strukturierte und sichere Plattform, auf der Ihre Mitarbeitenden anonym Hinweise auf Fehlverhalten geben können. Im Artikel erfahren Sie mehr über die drei wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Auswahl eines Meldesystems beachten sollten.

1. Skalierbarkeit: Vereinfachen Sie Ihr globales Whistleblowing-Programm

Eine der größten Herausforderungen für Compliance-Teams ist die kontinuierliche Überwachung lokaler und globaler Vorschriften - gerade weil dieser Prozess immer noch weitgehend manuell abläuft. So gaben in einer Studie 60% der befragten Compliance Manager an, dass sie die Einhaltung von Vorschriften in Excel verwalten.

Die manuelle Verwaltung von Whistleblowing-Programmen ist nicht nur mit einem enormen Aufwand verbunden, sondern birgt im Ernstfall auch das Risiko von Bußgeldern oder Imageschäden, wenn neue Vorschriften übersehen oder nicht ausreichend in der Organisation umgesetzt werden. Beispielsweise drohen Unternehmen in Deutschland, die nach dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes keine Meldestelle eingerichtet haben, Bußgelder von bis zu 50.000 Euro.

Ein ideales Hinweisgebersystem ermöglicht die zentrale Verwaltung Ihrer globalen Compliance und unterstützt die einfache Skalierung Ihres Whistleblowing-Programms über verschiedene Regionen hinweg. So schaffen Sie eine verlässliche Basis, um sicher zu expandieren und neue Wachstumschancen zu nutzen.

2. Automatisierung: Reduzieren Sie Ihren manuellen Arbeitsaufwand

Je größer das Unternehmen, desto komplexer wird das Management von Compliance-Initiativen. Insbesondere das Case Management nimmt viel Zeit in Anspruch und führt häufig zu einem hohen administrativen Aufwand. Die Folge: Wichtige Ressourcen des Compliance-Teams werden für operative Aufgaben gebunden.

Durch die Auslagerung des Case Managements an eine passende Whistleblowing-Software kann Ihr Compliance-Team seine Effizienz deutlich steigern. Achten Sie beispielsweise darauf, dass das Hinweisgebersystem innovative Technologien wie KI nutzt, um Hinweise automatisch zu kategorisieren und schnell und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Idealerweise bietet Ihnen das Hinweisgebersystem auch die Möglichkeit, die verschiedenen Funktionen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. So können Sie beispielsweise Teams definieren und individuelle Workflows einrichten, um mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben: das proaktive Management von Compliance-Risiken.

3. Benutzerfreundlichkeit: Werden Sie zum Vorreiter in Sachen Unternehmenskultur

Ein Whistleblowing-Programm ist nur so effektiv wie das Engagement der Mitarbeitenden. Die Angst vor negativen Konsequenzen und die Sorge um Anonymität sind oft Hindernisse für die Meldung von Fehlverhalten. Tatsächlich ist eine schwache Unternehmenskultur eines der drei Haupthindernisse für ein erfolgreiches Risikomanagement durch Compliance-Teams.

Das richtige Hinweisgebersystem ermöglicht Ihren Mitarbeitenden völlig anonyme Meldeoptionen und schützen die Identität der Hinweisgeber. Zusätzlich sollten Meldungen über Fehlverhalten in allen relevanten Sprachen möglich sein, um sicherstellen, dass jede Stimme in Ihrem Unternehmen gehört wird.

Darüber hinaus trägt die Integration einer benutzerfreundlichen Whistleblowing-Plattform zu einer sicheren und ethischen Unternehmenskultur bei. Dies fördert die Zufriedenheit und das Vertrauen der Mitarbeitenden und hilft Ihnen, Top-Talente zu halten.

Machen Sie Compliance zur Chance

Das Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes in Deutschland bietet Ihnen die Möglichkeit, Compliance zu einem strategischen Treiber für Ihr Unternehmenswachstum zu machen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Zusammenarbeit mit einer Whistleblowing-Plattform, die Ihren manuellen Aufwand reduziert und Sie mit globaler Expertise aktiv unterstützt.

Mit SpeakUp haben Sie einen starken Partner an Ihrer Seite, der über 20 Jahre Erfahrung im Bereich Compliance mitbringt und sicherstellt, dass Ihr Unternehmen neuen Vorschriften immer einen Schritt voraus ist. Folgen Sie dem Beispiel von mehr als 2.000 Unternehmen weltweit und werden Sie gemeinsam mit SpeakUp zum Vorreiter für Transparenz, Vertrauen und eine ethische Unternehmenskultur.

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