Hoe te voldoen aan wereldwijde klokkenluidersregelgeving

Wereldwijde klokkenluidersregelgeving is voor organisaties niet slechts een afvinklijstje. Het is je eerste verdedigingslinie tegen misstanden en reputatieschade.

Maar voor daadwerkelijke verandering moet je mensen in staat stellen zich uit te spreken en de drempel verlagen met passende procedures.

In dit artikel vind je de beste tips die wij adviseren als het gaat om naleving van wereldwijde klokkenluidersregelingen.

Waarom moeten organisaties voldoen aan wereldwijde klokkenluidersregelgeving?

Organisaties moeten de wereldwijde klokkenluidersregelgeving om een aantal belangrijke redenen naleven, zoals het verkleinen van het risico op hoge boetes, onopgemerkt misstanden of reputatieschade.

Ze moeten een proactieve benadering van meldingen aanmoedigen, zodat ze misstanden in een vroeg stadium kunnen detecteren en aanpakken, escalatie voorkomen en vertrouwen opbouwen bij de werknemers.

Dit voorkomt niet alleen potentiële verliezen, maar draagt ook bij aan een spreekcultuur, vermindert personeelsverloop en bevordert een omgeving van integriteit en ethisch gedrag.

Stappenplan om te voldoen aan wereldwijde klokkenluidersregelingen

Wereldwijde klokkenluidersregelgeving is in de loop der tijd geëvolueerd en organisaties moeten bijblijven. Dit betekent niet dat mensen altijd naar voren zullen komen bij misstanden.

Recente studies vertellen dat slechts 4 op de 10 werknemers melding maakt. Daarom is het van het grootste belang dat je als organisaties de juiste toon zet en een sterke ethische omgeving creëert. Hier zijn enkele goede stappen om te volgen:

1. Definieer klokkenluiden en de scope duidelijk

Klokkenluiden omvat meestal het melden van activiteiten, zoals diefstal of onethisch gedrag, zoals discriminatie. Het is cruciaal om te beseffen dat niet alle persoonlijke klachten worden gedekt, tenzij ze het algemeen belang dienen.

Dit onderscheid is van vitaal belang voor het opzetten van passende interne procedures voor het behandelen van zaken, die aanzienlijk kunnen verschillen tussen bedrijven.

2. Kies voor een proactieve aanpak van zaken

Klokkenluiden wordt steeds vaker gezien als een instrument voor corporate governance, naleving van regelgeving en zelfs voor integriteitsbeheer.

Daarom is het cruciaal voor bedrijven om een proactieve aanpak te hanteren bij het omgaan met beschuldigingen of meldingen die wijzen op wangedrag binnen de organisatie.

Dit betekent dat er duidelijke, toegankelijke kanalen voor meldingen moeten worden gecreëerd en dat ervoor gezorgd moet worden dat elke melding serieus wordt genomen en grondig wordt onderzocht.

3. Navigeer door wettelijke kaders

De EU-richtlijn heeft om klokkenluiders te beschermen, een precedent geschapen voor uitgebreide beschermings- en meldingssystemen.

Het verplicht organisaties onder andere om toegankelijke meldkanalen op te zetten, de betrouwbaarheid te waarborgen en klokkenluiders te beschermen tegen vergelding.

Ondertussen voldoen de meeste EU-lidstaten al aan de richtlijn. Het is essentieel om deze specifieke wettelijke vereisten te begrijpen en te integreren in je klokkenluidersbeleid, afhankelijk van je locatie.

4. Vroegtijdige opsporing van wangedrag

Nu het regelgevingslandschap evolueert en de druk vanuit de wetgeving naar verwachting toeneemt, is het belangrijk om vooruit te denken.

Klokkenluiders geven vaak de eerste aanwijzingen van organisatorisch wangedrag of onethisch gedrag.

Door een meldingscultuur te stimuleren, kunnen organisaties problemen vroegtijdig opsporen en aanpakken, waardoor escalatie en ernstige gevolgen worden voorkomen.

Deze vroegtijdige opsporing is onmisbaar voor het beheer van potentiële risico's en het behoud van integriteit.

5. Pas je klokkenluiderssysteem aan

Er bestaat geen universele oplossing als het gaat om klokkenluidersmanagementsystemen. Ze moeten worden geïntegreerd in de culturele omgeving en het bestuur van de onderneming, met een duidelijke nadruk op niet-vergelding tegen klokkenluiders.

Als organisatie moet je een klokkenluiderssysteem hebben met aanpasbare functies voor casemanagement, zodat je het systeem kan afstemmen op de unieke behoeften van je organisatie.

6. Versterk naleving en veiligheid met SpeakUp

‍SpeakUp is toonaangevend in het leveren van oplossingen die helpen bij het navigeren door complexe regelgeving en tegelijkertijd een 'SpeakUp'-cultuur bevorderen.

We begrijpen de nuances van wetten, zoals de EU-richtlijn, en zorgen ervoor dat jouw organisatie altijd compliant is met het meest betrouwbare interne meldkanaal.

Ons platform biedt ongeëvenaarde privacy- en beveiligingsfuncties en voldoet aan de hoogste normen van informatiebeveiliging (ISO27001, ISO27002, ISO27701) en privacyregelgeving. We zijn volledig geauditeerd volgens ISAE3000 Type II/SOC2, wat een niveau van zekerheid biedt dat verder gaat dan standaardcertificeringen.

Laat misstanden niet verborgen blijven: moedig melden aan

Zorgen dat jouw organisatie voldoet aan bestaande wetten en insiders aanmoedigen om misstanden te melden, kan een uitdaging zijn.

Vooral als werknemers zich onveilig voelen en hun mond niet durven open te doen. Om regelgeving effectief om te zetten van papier naar actie, is het cruciaal om een transparantie spreekcultuur te organiseren.

Dit is een fundamentele pijler van een veerkrachtige en ethisch gedreven organisatie.

Bij SpeakUp helpen we al meer dan twee decennia organisaties bij het opbouwen van een spreekcultuur.

Onze SpeakUp softwareoplossing biedt meer dan 2000 organisaties de hulpmiddelen die nodig zijn om een omgeving te creëren waarin het uitspreken van misstanden wordt aangemoedigd en de stemmen vanuit de organisatie worden gehoord.

Op basis hiervan kan jouw organisatie misstanden vroegtijdig herkennen en ernaar handelen.