Hoe Randstad al meer dan 15 jaar bouwt aan een meldcultuur zonder angst

Samenvatting: Randstad, wereldwijd marktleider op het gebied van HR-diensten, heeft grote stappen gezet in het versterken van de positie van medewerkers en klanten. Na meer dan 15 jaar gebruik van SpeakUps klokkenluidersplatform, ook bekend als de Integrity Line binnen de organisatie, hebben ze de manier waarop ze omgaan met compliance en ethische kwesties veranderd.

Op het hoofdkantoor van Randstad in Diemen, vlakbij Amsterdam, deelde senior compliance counsel Dieuwke Visser, al meer dan 25 jaar werkzaam bij Randstad, haar inzichten over de integratie en het succes van SpeakUp binnen het bedrijf.

Randstad en SpeakUp hebben samengewerkt om een veilige en conforme werkomgeving te creëren, die de toewijding van beide bedrijven voor het welzijn van werknemers en ethische praktijken weerspiegelt.

De uitdaging om duizenden werknemers zich veilig te laten voelen

De belangrijkste uitdaging waarvoor Randstad SpeakUp is gaan gebruiken was het opzetten van een effectief en betrouwbaar intern meldsysteem voor compliance en ethische kwesties. Het bedrijf had een oplossing nodig die werknemers in staat stelde om wangedrag of onethisch gedrag op een veilige en anonieme manier te melden, zodat ze niet bang hoefden te zijn voor vergelding of identificatie.

Bij deze uitdaging ging het erom ervoor te zorgen dat alle medewerkers, ongeacht hun functie, zich op hun gemak en veilig voelden bij het uiten van hun bezorgdheid, wat cruciaal is voor het handhaven van integriteit en ethische normen binnen de organisatie. SpeakUp werd geïmplementeerd om in deze behoefte te voorzien, door een platform te bieden dat open communicatie aanmoedigde.

De resultaten van het gebruik van laagdrempelige klokkenluidersoftware bij Randstad  

Visser vertelt dat er een significante verschuiving heeft plaatsgevonden in het creëren van een cultuur van transparantie en een ethische werkplek bij Randstad in de 15 jaar dat SpeakUp is geïmplementeerd. Hier zijn enkele belangrijke resultaten:

Verbeterde communicatie en vertrouwen

SpeakUp bood werknemers een veilige en anonieme manier om problemen te melden, wat het niveau van vertrouwen en openheid binnen de organisatie aanzienlijk heeft verbeterd. Het platform werd effectief ondersteund door het management van Randstad, met name in regio's als APAC, om ervoor te zorgen dat de kernwaarden niet alleen werden gecommuniceerd, maar ook actief werden toegepast en versterkt.

Groter bewustzijn van naleving en ethiek

Door integratie in het inwerkproces en regelmatige e-learningmodules heeft SpeakUp geholpen om de werknemers consequent op de hoogte te houden van de procedures voor het melden van wangedrag en de ethische normen van het bedrijf.

Mondigheid en betrokkenheid van werknemers

Medewerkers voelden zich meer op hun gemak en gesterkt om onethisch gedrag te melden, omdat ze wisten dat ze dit anoniem en veilig konden doen. SpeakUp hielp bij het bevorderen van een positievere benadering van naleving, met de nadruk op gedrag en waarden in plaats van alleen regels, wat cruciaal is voor een gezonde werkomgeving.

Effectief afwikkelen van meldingen

Het succes van het platform was niet alleen te zien in het aantal ontvangen berichten, maar ook in het vermogen om problemen aan te pakken en op te lossen, waardoor de organisatie als geheel verbeterde.

Hoge bekendheid onder werknemers van de meldprocedures

‍Een hoge score (8,6/10) in het jaarlijkse medewerkersonderzoek van 2022 bij Randstad geeft aan dat een aanzienlijk aantal medewerkers wist waar en hoe ze problemen konden melden, wat een sterke indicator is voor de effectiviteit van de integratie van SpeakUp in het bedrijf.

De ene compliance-professional tegen de andere: wat zijn de best practices in een 'SpeakUp'-programma?

Visser vertelt ons over de waarheid van het opbouwen van een 'SpeakUp'-cultuur en een programma dat daarmee in lijn is. Dit heeft ze ontdekt.

1.     De leiderschapsrol is belangrijk: Visser benadrukt het belang van het topmanagement bij het bevorderen van de kernwaarden in alle activiteiten, zodat er een uniform begrip en naleving van ethische normen is.

2.     Bewustwording en opleiding: Randstad neemt de kernwaarden en de Misconduct Reporting Procedure (meldprocedure voor wangedrag) op in het inwerkprogramma van alle medewerkers. Daarnaast wordt er om de twee jaar een wereldwijd e-learningprogramma uitgevoerd, inclusief SpeakUp-informatie, om het bewustzijn te versterken.

3.     Het kiezen van integriteitsfunctionarissen: Randstad zoekt vertrouwenspersonen binnen hun juridische, HR- of auditteams om te fungeren als lokale integriteitsfunctionarissen, waarbij persoonlijke geloofwaardigheid belangrijker is dan specifieke functies.

4.     Advies over nalevingscultuur: Ze adviseert nieuwe toezichthouders die zichtbaar en ondersteunend moeten zijn binnen hun organisaties en die zich moeten richten op positieve betrokkenheid in plaats van op strikte regelhandhaving.

5.     De zekerheid van SpeakUp: Visser bevestigt dat ze SpeakUp zelf zou gebruiken en benadrukt de veiligheid ervan. Ze moedigt werknemers aan om hun bezorgdheid rechtstreeks of via het platform te uiten.

“SpeakUp wordt een succes als mensen het hulpmiddel weten te vinden en het voor de juiste doeleinden weten te gebruiken.”

Randstad en SpeakUp: een partnerschap dat naleving en integriteit versterkt

Dieuwke Visser beschrijft SpeakUp als een essentieel nalevingshulpmiddel binnen Randstad, die sterk geïntegreerd is in hun organisatiecultuur.

SpeakUp blinkt volgens Visser uit in de rol als partner door de persoonlijke en toegankelijke aanpak ervan.

Met meer dan 15 jaar partnerschap is Randstad met SpeakUp vergroeid in een veranderende naleving.

“We ontvangen liever te veel meldingen dan dat we een melding missen die essentieel is. Dus spreek u uit.”