Hoe Yara International hun onderzoeken aanzienlijk efficiënter heeft gemaakt

Yara streeft naar klimaatneutraliteit en een duurzame toekomst en is actief in meer dan 60 landen, ondersteund door een team dat zich inzet om wereldwijd de hoogste gedragsnormen te handhaven. Een belangrijke prioriteit is het bevorderen van een ethische bedrijfscultuur.

Met het oog op de verbetering van hun interne meldingssysteem voor onderzoeken, ging Yara in 2016 samenwerken met SpeakUp en introduceerde hun Ethics Hotline, die nu een pijler is voor hun strategie voor ethiek en naleving. Eind 2023 koos Yara voor het nieuwste klokkenluidersoftware van SpeakUp met een geïntegreerd casemanagementsysteem.

We hebben de reis van Yara International, waarbij aanzienlijke efficiencyverbeteringen werden bereikt, nader bekeken door te praten met Daniel R. Roland III, Hoofd Onderzoeken, die leiding geeft aan de wereldwijde onderzoeken van het bedrijf.

De uitdaging: het administratieve web ontwarren

Zoals veel organisaties stuitte Yara op een aanzienlijke administratieve hindernis. Met het oog op de ingewikkelde eisen van het beheren van onderzoeken, rees de vraag:

Hoe kan Ethics & Compliance de administratieve taken verminderen die inherent zijn aan interne onderzoeken en de daaruit voortvloeiende acties integreren inclusief hun programma voor het monitoren van vergeldingen om ervoor te zorgen dat elk geval de onverdeelde en gerichte aandacht krijgt die het verdient?"

Voor Yara International was het zoeken naar een geïntegreerde oplossing voor interne meldingen/casemanagement meer dan alleen het vervangen van verouderde tools. Het ging om het vinden van een betrouwbaar en vakkundig systeem dat administratieve taken kon vereenvoudigen en op zijn beurt efficiëntere onderzoeksprocessen mogelijk maakte.

“In mijn werk kwam ik op een punt dat ik veel tijd kwijt was aan klikken en opslaan in SharePoint, Excel enz. Overmatig administratief werk leidde me af van wat belangrijk is: toezicht houden op grondige, efficiënte en effectieve onderzoeken. We moesten afleiding tot een minimum beperken om onze hoge normen te handhaven.”

Een extra uitdaging was het beheren van de enorme hoeveelheid communicatie. Daniel vertelt dat zijn team ter ondersteuning van onderzoeken wereldwijd verspreid is en dat ze werden overspoeld met e-mails, en overweldigd werden door de noodzaak om talloze mappen en herinneringen bij te houden. Daarnaast was het ook een uitdaging om te voldoen aan de eisen van gegevensbewaring en de AVG, omdat gegevens en informatie zich in verschillende archieven bevonden.

De keuze om software voor een gestroomlijnd casemanagement te introduceren

Aanvankelijk lag de focus op SharePoint-integraties, maar de behoefte aan een uitgebreid en geïntegreerd casemanagementsysteem werd duidelijk. Eind 2023 werd SpeakUp gekozen vanwege de eenvoud en geschiktheid voor de eisen van Yara.

Ze zochten naar een casemanagementsysteem dat, kort gezegd, alles doet: minder uren besteden aan administratief werk, het proces vereenvoudigen om zaken af te handelen, voldoen aan compliance, vertrouwelijkheid en de daaruit voortvloeiende acties beheren.

Eind 2023 werd het nieuwste klokkenluidersplatform van SpeakUp opgenomen in hun ethiek- en complianceprogramma vanwege de eenvoud en het feit dat het voldeed aan hun specifieke behoeften.

“We waren erg enthousiast om met SpeakUp kennis te maken. We dachten dat een SharePoint-site met workflows, goedkeuringen en meldingen goed zou werken. Maar toen bood SpeakUp iets dat perfect aansloot op onze behoeften.”

Het casemanagementsysteem van het SpeakUp-platform was een belangrijke factor in het verlichten van de administratieve last, waardoor meer flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden mogelijk werden.

Administratieve nachtmerries omzetten in efficiëntie

“SpeakUp heeft de administratieve nachtmerrie opgelost.”

Daniel ondervond na de implementatie van SpeakUp meteen een enorme verbetering in het beheren van onderzoeken:

• Door de integratie van rapportages en casemanagement werd er minder tijd besteed aan administratieve taken en werden meerdere databases geconsolideerd tot één gebruiksvriendelijk platform.

• Het platform zorgde voor betere tracering en communicatie tussen het team wereldwijd, waardoor het minder afhankelijk was van e-mails en verschillende bestanden.

• SpeakUp maakte een efficiënter proces mogelijk voor het afhandelen van meldingen, disciplinaire maatregelen en proactieve controle op vergeldingen, allemaal binnen één tool.

Een partner vinden die gewoon bij je past

De succesvolle samenwerking tussen Yara en SpeakUp laat één ding zien: wanneer organisaties dezelfde visie op ethische integriteit delen, waarbij een cultuur van transparantie de hoogste prioriteit heeft, kunnen we uitdagingen beter oplossen en omslachtige processen ontlasten. Zoals Daniel het treffend zegt:

“Waarom zou je iets extern proberen als je een uitstekende partner hebt die iets aanbiedt dat aan je behoeften voldoet?”

Als Hoofd Onderzoek geeft Daniel aan dat hij er niet voor terugschrikt om de SpeakUp-software zelf voor meldingen te gebruiken. En Daniel gaf zelfs advies aan organisaties die op zoek zijn naar interne rapportage software.

“Ik zou SpeakUp aanraden aan elke organisatie die de administratieve werklast wil verminderen en wil profiteren van een gebruiksvriendelijk casemanagement tool met gemakkelijk aanpasbare velden, zonder afbreuk te doen aan vertrouwelijkheid, privacy en algemene naleving.”