Sinch heeft het aantal meldingen van misstanden met meer dan 100% verhoogd

Sinch liep tegen een cruciaal moment aan toen de Europese klokkenluidersrichtlijn opriep tot een revolutie in hun klokkenluiderspraktijken. Om te voldoen aan de richtlijn en de best practices in de sector, erkenden ze de noodzaak van een meer gestroomlijnd klokkenluidersysteem. Ze hadden een op e-mail gebaseerd systeem dat, ondanks het beoogde doel, niet effectief genoeg was omdat het de anonimiteit van werknemers niet beschermde.

De organisatie ging aan de slag om hun meldcultuur te veranderen en de juiste aanbieder van een klokkenluiderssysteem te vinden die ze konden vertrouwen. Sindsdien zijn ze een samenwerking aangegaan met SpeakUp om een volledig anoniem meldkanaal te introduceren, wat heeft geleid tot een toename van het aantal meldingen.

We hadden een gesprek met Fredrik Hallgren, hoofd naleving bij Sinch, om zijn ervaring met de implementatie van SpeakUp te horen en de impact die het heeft gehad op de werknemers en de organisatie in het algemeen. Het resultaat? 100% meer gerapporteerde gevallen sinds de introductie van SpeakUp, en slechts 2 maanden tijd om het platform uit te rollen naar alle 4500 werknemers. Lees verder voor meer informatie.

De noodzaak om verder te gaan dan een traditioneel meldsysteem

Sinch had te maken met beperkingen in het vorige klokkenluiderssysteem op basis van e-mail, dat te weinig gebruikt werd en anonieme meldingen niet ondersteunde - een cruciale functie die ze zochten als internationaal bedrijf met duizenden werknemers wereldwijd. In de kern hebben ze altijd vooropgesteld dat iedereen moet kunnen vertrouwen op een zichtbaar en toegankelijk kanaal om misstanden te melden.

Als multinationale organisatie wist Sinch dat het niveau van het melden van misstanden sterk varieert. Daarom is anonimiteit een belangrijke factor bij het aanmoedigen van personen om problemen te melden. Voor het bedrijf was de optie van anonimiteit niet alleen een voorkeur, maar ook een noodzaak.

“Ons vorige systeem was een op het web gebaseerd systeem dat het doen van meldingen via e-mail mogelijk maakte, maar het werd zelden gebruikt, voornamelijk omdat het geen anonimiteit ondersteunde. Achteraf gezien blijkt dat anonimiteit de drempel om een melding te doen aanzienlijk heeft verlaagd.”

Op zoek naar de perfecte match

Sinch was op zoek naar een klokkenluidersoplossing met een platform binnen de EU om de GDPR-naleving te garanderen, waarbij gebruiksvriendelijkheid en kosteneffectiviteit voorop stonden. Hun zoektocht naar een hulpmiddel dat niet alleen zou voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook hun meldproces zou verbeteren, leidde hen naar een platform dat zich onderscheidde van de rest: SpeakUp.

Naast de zoektocht naar een klokkenluidershulpmiddel waren ze ook op zoek naar een manier om dit aan te vullen met een vereenvoudigd intern meldproces en wilden ze de geloofwaardigheid van de hele functie verbeteren.

“Het is net zo belangrijk om de processen te verfijnen als om de geloofwaardigheid van de hele functie te verbeteren. Het is een voortdurende uitdaging, maar het is essentieel om inspanningen te leveren op dit gebied, en dat is wat we actief doen. Als gevolg daarvan zien we een toename in het aantal meldingen.”

Wereldwijde rapportage over misstanden vereenvoudigen met één uniform platform  

Sinch koos voor het klokkenluidersplatform van SpeakUp vanwege de eenvoud, het gebruiksgemak en de mogelijkheid om het snel te implementeren. Binnen twee maanden hebben ze het SpeakUp platform uitgerold naar de hele organisatie.

Dit betekende dat hun vorige op e-mail gebaseerde systeem veranderde in een intuïtief, probleemloos platform dat gevallen stroomlijnt voor waardevolle inzichten. Het bood ook een hoogwaardige garantie voor anonimiteit en vertrouwelijkheid, wat cruciaal was voor Sinch, en het verlaagde de drempel voor het melden. Dit leidde tot een aanzienlijke toename van het aantal meldingen op jaarbasis.

“We gebruiken SpeakUp nu twee jaar en we hebben gemerkt dat het aantal meldingen met meer dan 100% is toegenomen.”

Tijdens het implementatieproces had het team van SpeakUp aandacht voor de behoeften van hun organisatie. Dit resulteerde in een klokkenluidersoplossing die was afgestemd op hun pijnpunten als organisatie. SpeakUps team reageerde snel op feedback en vereenvoudigde de overgang naar het klokkenluidersplatform van de volgende generatie; een verbeterde versie van SpeakUps oude systeem (dat al 18 jaar succes heeft).

“Ons SpeakUp-klokkenluiderssysteem verzekert werknemers dat hun anonimiteit volledig beschermd is. Zelfs wanneer mensen hun bezorgdheid uiten over het feit dat hun identiteit wordt onthuld in hun berichten, kunnen we hen met een gerust hart laten weten dat we op geen enkele manier kunnen weten wie ze zijn als ze hun naam niet noemen. En dat is een grote zekerheid voor de melders.”

Zorgt voor een soepelere afhandeling van de meldingen

Fredrik waardeert als compliance professional de eenvoud van het SpeakUp-platform - wat waardevol is in zijn multitaskingfunctie. Met SpeakUp heeft hij, als er een melding binnenkomt, een duidelijk actieplan en kan hij alles via één hulpmiddel.

Bovendien bieden de gegevens en inzichten van het platform hem een grondig overzicht van alle zaken, waardoor het bedrijf beter in staat is om problemen effectief te overzien en aan te pakken. Daarbij merkt Fredrik op dat hij bijna alle zaken uit zijn hoofd kent; het bewijs dat een gestroomlijnd klokkenluidershulpmiddel in het voordeel van de afhandeling werkt.

Een significante verschuiving in het aantal meldingen

Sinch zag een significante verschuiving in het aantal ontvangen meldingen in de afgelopen twee jaar. De eenvoud van SpeakUp nam barrières weg en stelde werknemers in staat hun bezorgdheid te melden zonder dat ze bang hoefden te zijn dat ze hun anonimiteit zouden verliezen. Als internationale organisatie zet Sinch zich in voor transparantie met een betrouwbare, eenvoudige benadering voor het doen van meldingen die mensen niet afschrikt, maar juist de dialoog bevordert.

“Mensen zijn meer geneigd meldingen te doen met gebruik van SpeakUp, wat volgens mij te danken is aan de eenvoud ervan. Voor de melder is het een eenvoudig proces: gewoon op de link klikken, de melding invoeren en deze versturen.”