Wie Sinch die Anzahl der Hinweise verdoppeln konnte

Das 2008 gegründete Unternehmen Sinch ist weltweit führend im Bereich Cloud-Kommunikation und unterstützt mehr als 150.000 Unternehmen in 64 Ländern dabei, effektiv mit ihren Kunden zu kommunizieren. Zwischen seinem Hauptsitz in Schweden und Standorten auf der ganzen Welt, beschäftigt Sinch rund 4.500 Mitarbeiter.  

Mit dem Inkrafttreten der europäischen Whistleblower-Richtlinie stand Sinch vor einem Wendepunkt: Das neue Gesetz erforderte ein grundlegendes Umdenken im Bereich Hinweisgeberschutz. Statt eine einfache Compliance-Checkliste abzuarbeiten, entschied sich das Unternehmen den Best Practices der Branche zu folgen.

Für die Umsetzung entschied sich Sinch für eine Partnerschaft mit SpeakUp, um eine vollständig anonyme Meldung von Hinweisen zu gewährleisten. Wir haben uns mit Fredrik Hallgren, Head of Compliance, über die Implementierung von SpeakUp und die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden und das Unternehmen unterhalten.

Zeit für ein zukunftssicheres Hinweisgebersystem

Sinch stieß mit seinem bisherigen E-Mail-basierten-System an klare Grenzen: Es wurde von den Mitarbeitenden kaum genutzt und anonyme Meldungen waren nicht möglich - ein entscheidender Faktor für ein globales Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitenden.  

Die Bereitschaft, Fehlverhalten zu melden, variiert stark - Anonymität ist daher entscheidend, um Mitarbeitende zu ermutigen, Probleme offen anzusprechen. Die Möglichkeit zur anonymen Meldung war für Sinch daher ein Muss.  

„Unser vorheriges System war webbasiert und Meldungen waren nur per E-Mail und nicht anonym möglich. Deshalb wurde das System kaum genutzt“, sagt Fredrik.

„Im Nachhinein sehen wir, dass die Anonymität die Hürde für eine Meldung deutlich senkt.“

Auf der Suche nach dem richtigen Partner

Sinch war auf der Suche nach einer Whistleblowing-Lösung innerhalb der EU, die nicht nur die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung erfüllt, sondern auch durch Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz überzeugt.

Neben einer zuverlässigen Whistleblowing-Plattform wollte Sinch einen vereinfachten internen Meldeprozess etablieren, um das Vertrauen unter den Mitarbeitenden weiter zu stärken.

„Es ist wichtig, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Vertrauen aufzubauen. Dieser Ansatz hat sich ausgezahlt, denn die Zahl der Hinweise steigt.“

Einfache Meldung von Fehlverhalten über eine zentrale Plattform

Für die Umsetzung hat sich Sinch für das Hinweisgebersystem von SpeakUp entschieden. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren die hohe Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Implementierung. Innerhalb von nur zwei Monaten wurde die Plattform unternehmensweit eingeführt.  

Damit wurde das bisherige E-Mail-System durch eine intuitive Plattform ersetzt, die den Meldeprozess effizient gestaltet und wertvolle Erkenntnisse für das Compliance-Team liefert. Darüber hinaus garantiert SpeakUp ein hohes Maß an Anonymität und Vertraulichkeit - für Sinch ein entscheidender Faktor, um die Hürden für eine Meldung zu senken und das Vertrauen der Mitarbeitenden zu stärken. Das Ergebnis? Ein deutlicher Anstieg der gemeldeten Fälle im Vergleich zum Vorjahr.    

„Seit wir SpeakUp einsetzen, ist die Zahl der Meldungen um mehr als 100% gestiegen.“

Während der gesamten Implementierungsphase ging das Team von SpeakUp gezielt auf die Anforderungen von Sinch ein und lieferte eine Whistleblowing-Lösung, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Als die neue Version der SpeakUp-Software auf den Markt kam, konnte Sinch dank der schnellen Reaktion auf Feedback und der nahtlosen Implementierung problemlos auf das neue System umsteigen.

„SpeakUp gibt unseren Mitarbeitenden die Gewissheit, dass ihre Anonymität vollständig geschützt ist“, so Fredrik. „Wir können garantieren, dass wir niemanden identifizieren können, wenn die Person nicht vorher ausdrücklich zugestimmt hat. Diese Sicherheit ist für Hinweisgeber sehr wichtig.“

Effiziente Workflows für Compliance-Teams  

Als Compliance-Experte schätzt Fredrik besonders die Benutzerfreundlichkeit der SpeakUp-Plattform. Die klare Struktur und die integrierten Tools erleichtern ihm die Bearbeitung der Hinweise enorm. Für jeden neuen Hinweis hat er sofort einen klaren Handlungsplan und kann den gesamten Prozess in einem einzigen System verwalten.

Die Daten- und Analysefunktionen von SpeakUp geben ihm zudem einen umfassenden Überblick über alle Fälle. Diese Funktionen unterstützen Sinch bei einem effektiven Case Management. „Ich kenne fast jeden Hinweis in- und auswendig“, ergänzt Fredrik - ein Beweis dafür, wie gut das einheitliche System das Compliance-Team unterstützt.

Das Ergebnis: Eine weltweit erfolgreiche Speak-up-Kultur

In den letzten zwei Jahren konnte Sinch einen deutlichen Anstieg der Hinweise verzeichnen. Die Benutzerfreundlichkeit von SpeakUp baut Barrieren ab und ermöglicht es den Mitarbeitenden, auf Fehlverhalten aufmerksam zu machen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Als globales Unternehmen setzt sich Sinch für Transparenz ein und hat mit SpeakUp einen verlässlichen Partner gefunden, der einen offenen Dialog und Vertrauen fördert, anstatt Mitarbeitende abzuschrecken.

„Im Vergleich zu unserem vorherigen System sind unsere Mitarbeitenden eher bereit, über SpeakUp Hinweise zu geben. Meiner Meinung nach liegt das an der hohen Benutzerfreundlichkeit. Für Hinweisgeber ist der Prozess einfach: Sie klicken auf den Link, beschreiben ihr Anliegen und schicken es ab.“