Wie Yara International unternehmensinterne Untersuchungen effizienter gestaltete

In seinem Streben nach Klimaneutralität und einer naturfreundlichen Zukunft ist Yara in über 60 Ländern tätig und wird von einem Team unterstützt, das sich weltweit für die Einhaltung der höchsten Handlungsstandards einsetzt. Eine wesentliche Priorität ist die Förderung einer ethischen Unternehmenskultur.

Um sein internes Meldesystem für Untersuchungen zu verbessern, ging Yara 2016 eine Partnerschaft mit SpeakUp ein und führte die Ethik-Hotline ein, die heute ein Eckpfeiler der Ethik- und Compliance-Strategie des Unternehmens ist. Ende 2023 führte Yara die nächste Generation der Whistleblowing-Software SpeakUp mit einem integrierten Fallmanagementsystem ein.

Im Interview mit Daniel R. Roland III, Head of Investigations, der die weltweiten Ermittlungen des Unternehmens leitet, haben wir erkundet, wie Yara International erhebliche Effizienzsteigerungen erreichte.

Die Herausforderung: Entwirrung des Verwaltungsapparats

Yara war, wie viele andere Unternehmen auch, mit einer erheblichen administrativen Hürde konfrontiert. In Anbetracht der komplizierten Anforderungen bei der Abwicklung von Untersuchungen stellte sich die Frage:

Wie kann der Bereich Ethik & Compliance die mit internen Untersuchungen verbundenen Verwaltungsaufgaben reduzieren und die daraus resultierenden Maßnahmen einschließlich des Programms zur Überwachung von Sanktionen integrieren, um sicherzustellen, dass jeder Fall die ungeteilte und konzentrierte Aufmerksamkeit erhält, die er verdient?

Für Yara International ging es bei der Suche nach einer integrierten Lösung für das interne Meldewesen/Fallmanagement um mehr als nur um den Ersatz veralteter Tools; es ging darum, ein zuverlässiges und leistungsfähiges System zu finden, das die Verwaltungsaufgaben vereinfachen und damit effizientere Untersuchungsprozesse ermöglichen würde.

„Ich gelangte bei meiner Arbeit an einen Punkt, an dem ich viel Zeit mit dem Klicken und Speichern in SharePoint, Excel usw. verbrachte. Übermäßige Verwaltungsarbeit hat mich von dem abgehalten, worauf es ankommt: gründliche, effiziente und effektive Ermittlungen zu leiten. Wir mussten die Ablenkungen minimieren, um unsere hohen Standards aufrechtzuerhalten.“

Zusätzlich stand man vor der Herausforderung, das schiere Kommunikationsaufkommen zu bewältigen. Daniel erwähnt, dass sein Team, das die Ermittlungen unterstützt, weltweit aufgeteilt ist, mit E-Mails überschwemmt wurde und mit der Notwendigkeit, den Überblick über zahlreiche Ordner und Erinnerungen zu behalten, überfordert war.

Darüber hinaus war die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) eine Herausforderung, da sich die Aufzeichnungen und Informationen in verschiedenen Speicherorten befanden.

Aus diesem Grund entschied man sich für die Einführung einer rationalisierten Fallmanagement-Software.

Anfangs lag der Schwerpunkt auf SharePoint-Integrationen, doch dann wurde der Bedarf an einem umfassenden und integrierten Fallmanagementsystem deutlich. Ende 2023 wurde SpeakUp aufgrund seiner Einfachheit und seiner Eignung für die Bedürfnisse von Yara ausgewählt.

Das Unternehmen suchte nach einem Fallmanagementsystem, das, vereinfacht gesagt, alles kann – die für Verwaltungsarbeit aufgewendeten Stunden reduzieren, den Prozess der Fallbearbeitung vereinfachen, die Einhaltung von Vorschriften und Vertraulichkeit gewährleisten und die aus den Fällen resultierenden Maßnahmen verwalten.

Gegen Ende 2023 wurde die Next-Gen-Whistleblowing-Plattform von SpeakUp in ihr Ethik- und Compliance-Programm aufgenommen, da sie einfach zu bedienen ist und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

„Wir waren sehr beeindruckt, als wir SpeakUp kennenlernten. Wir dachten, dass eine SharePoint-Seite mit Workflows, Genehmigungen und Benachrichtigungen sich hervorragend eignen würde. Doch dann bot SpeakUp etwas ganz Spezielles an, das perfekt zu unseren Bedürfnissen passte.“

Das Fallmanagementsystem der SpeakUp-Plattform war ein wesentlicher Faktor bei der Verringerung des Verwaltungsaufwands und ermöglichte mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten.

Verwandlung von Verwaltungsalbträumen in Effizienz

„SpeakUp hat den Verwaltungsalbtraum gelöst.“

Nachdem er SpeakUp implementiert hatte, erlebte Daniel von Anfang an eine tiefgreifende Verbesserung bei der Verwaltung von Untersuchungen:

• Die Integration des Meldewesens und des Fallmanagements reduzierte den Zeitaufwand für administrative Aufgaben und konsolidierte mehrere Datenbanken in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.

• Die Plattform erleichterte die Nachverfolgung und die Kommunikation zwischen dem globalen Team und verringerte die Abhängigkeit von E-Mails und unzusammenhängenden Dateien.

• SpeakUp ermöglichte einen effizienteren Prozess für die Bearbeitung von Berichten, Disziplinarmaßnahmen und die proaktive Überwachung von Sanktionsmaßnahmen – alles in einem einzigen Tool.

Einen Partner finden, der einfach zu Ihren Bedürfnissen passt

Die erfolgreiche Partnerschaft zwischen Yara und SpeakUp verdeutlicht eines: Wenn Organisationen die gleiche Vision für ethische Integrität teilen, bei der eine Kultur der Transparenz oberste Priorität hat, lassen sich Herausforderungen besser lösen und schwerfällige Prozesse entlasten. Daniel beschreibt es treffend,

„Warum extern suchen, wenn Sie einen hervorragenden Partner haben, der etwas anbietet, das Ihren Bedürfnissen entspricht?“

Als Head of Investigations äußert Daniel, dass er keine Bedenken hat, die SpeakUp-Software selbst für eine Meldung zu nutzen. Jenen Unternehmen, die auf der Suche nach einer internen Meldesoftware sind, gibt Daniel abschließend noch einen Rat.

„Ich würde SpeakUp jedem Unternehmen empfehlen, das seinen Verwaltungsaufwand reduzieren und von einem benutzerfreundlichen Fallmanagement-Tool mit leicht anpassbaren Feldern profitieren möchte, ohne dabei Kompromisse bei der Vertraulichkeit, dem Datenschutz und der allgemeinen Compliance einzugehen.“